Clownsshow organiseren: complete checklist
Een clownsshow vraagt om meer voorbereiding dan alleen een artiest reserveren. Je regelt eerst datum, locatie en aanmeldingen, daarna catering, materialen en de zaalindeling. Op de dag zelf moeten het speelvlak, geluid, ontvangst en buffet klaarstaan voordat de eerste bezoekers komen. Met deze checklist werk je stap voor stap en voorkom je dat techniek, dieetwensen of reservebatterijen pas tijdens de show aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Clownsshow reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Locatie en zaalindeling controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Techniek testen
2 personen
Decoratie klaarleggen
2 personen
Zaal vegen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Speelvlak vrijmaken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon en muziek testen
2 personen
Event
Clown ontvangen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Clownsshow begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Gasten en clown uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Verloren voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 55
- Tafelsaantal 6
- Kleedrekkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompenaantal 2
- Slingersaantal 4
- Achtergronddoek
- Tafelkledenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Reservebatterijenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de clownsshow en locatie direct na elkaar en noteer één contactpersoon per onderdeel. Controleer uiterlijk een week vooraf opnieuw de aanvangstijd, speelduur, opbouwtijd en benodigde ruimte.
- Verwerk aanmeldingen niet alleen in een bezoekerslijst: vraag ook dieetwensen en begeleiders uit. Sluit de lijst ongeveer 5 dagen voor de show af, zodat je cateringhoeveelheden en zitplaatsen kunt berekenen.
- Maak het speelvlak vrij voordat je tafels en stoelen opstelt. Houd rondom de show voldoende loopruimte over en zet ontvangsttafel en buffettafels zo neer dat bezoekers niet door het speelgebied hoeven.
- Test geluidsapparatuur, draagbare speaker en draadloze microfoon minstens 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak pas gemist wanneer de show begint.
- Plan de laatste opbouw in vaste blokken: zaal vegen, meubels plaatsen, decoratie ophangen, buffet klaarzetten en techniek aansluiten. Print draaiboek en contactlijst en leg die bij de ontvangsttafel, niet in een tas die nog in de auto ligt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een clownsshow reserveren?
- Reserveer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als de show op een populaire dag plaatsvindt. Bevestig de afspraak nogmaals ongeveer 7 dagen voor het evenement en vraag dan ook naar opbouwtijd en technische benodigdheden.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een clownsshow?
- Reserveer minimaal een vrij speelvlak van ongeveer 3 bij 3 meter en houd daarnaast loopruimte voor bezoekers en begeleiders. Controleer de exacte ruimtebehoefte uiterlijk 1 week vooraf met de clown.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een clownsshow versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding met een duidelijke uiterste datum. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de show, zodat je bezoekerslijst, catering en zaalindeling kunt afronden.
- Hoe laat moet de zaal klaar zijn voor een clownsshow?
- Zorg dat zaal, speelvlak, ontvangst en buffet minimaal 30 minuten voor de inloop klaarstaan. Test geluid en microfoon liever 60 minuten vooraf, zodat je nog tijd hebt voor kabels, batterijen of een andere opstelling.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.