Ein Chorkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Chorkonzert entscheidet nicht nur die Probe über einen reibungslosen Abend. Du musst früh den Termin, den Raum und das Piano sichern, danach Repertoire, Technik und Helfer koordinieren. Plane die Abläufe rückwärts vom Konzerttag: Drucksachen, Catering und Einkäufe brauchen Vorlauf, während Aufbau und Mikrofontest erst vor Ort stattfinden. Besonders häufig werden fehlende Partituren, unklare Helferaufgaben und zu wenige Strom- oder Kabelwege zu spät bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location und Piano reservieren
2
Konzertdatum bestätigen
3
Programm und Repertoire festlegen
3 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige einteilen
2 Personen
8
Technik abstimmen
2 Personen
9
Partituren kontrollieren
3 Personen
10
Programme entwerfen
11
Programme drucken lassen
12
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
16
Freiwilligenanweisungen verteilen

Event

17
Location öffnen
2 Personen
18
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
19
Stühle aufstellen
4 Personen
20
Tische aufstellen
3 Personen
21
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
22
Notenständer aufstellen
3 Personen
23
Tontechnik anschließen
2 Personen
24
Mikrofone testen
2 Personen
25
Beleuchtung einrichten
2 Personen
26
Programme bereitlegen
2 Personen
27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
30
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
31
Chor einsingen
25 Personen
32
Eintrittskontrolle besetzen
3 Personen
33
Garderobe besetzen
2 Personen
34
Besucher empfangen
4 Personen
35
Programme ausgeben
2 Personen
36
Publikumsraum kontrollieren
2 Personen
37
Konzert eröffnen
38
Konzert begleiten
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Pausencatering servieren
4 Personen
41
Besucher begleiten
2 Personen
42
Abschied und Dank aussprechen
43
Publikumsraum räumen
3 Personen

Nachbereitung

44
Geschirr sammeln
3 Personen
45
Reste kühlen und beschriften
2 Personen
46
Tonanlage ausschalten
2 Personen
47
Mikrofone und Kabel aufräumen
2 Personen
48
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
49
Abfall sammeln
3 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Boden und Foyer reinigen
3 Personen
52
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 4
Rednerpult

Musik

NotenständerAnz. 30
NotenmappenAnz. 30

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
GesangsmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 6

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Willkommensschild
Wegweiser-SchilderAnz. 6

Büro

ProgrammeAnz. 130
AnmeldelisteAnz. 3
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 40

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Raum und Piano möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert und bestätige den Termin schriftlich. Kläre dabei auch, ab wann ihr zum Aufbau in die Location könnt.
Lege das Repertoire fest, bevor du Programme drucken lässt. Kontrolliere jede Partitur mindestens 7 Tage vorher auf Vollständigkeit und lege die Notenmappen nach Stimmen sortiert bereit.
Teile die Freiwilligen spätestens 3 Tage vor dem Konzert mit konkreten Aufgaben ein: Einlass, Garderobe, Catering, Aufbau und Abbau sollten jeweils eine verantwortliche Person haben.
Teste Tontechnik, Gesangsmikrofone, Mischpult und aktive Lautsprecher am Veranstaltungstag nicht erst beim Einlass. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und sichere Audiokabel mit Kabelmatten.
Bereite Getränke und Kuchen so vor, dass sie nach dem Konzert schnell ausgegeben werden können. Stelle Tassen, Gläser, Besteck und Servierschalen gesammelt bereit; fehlende Kühlboxen oder Thermoskannen fallen sonst erst beim Catering auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Chorkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Piano und Konzerttermin. Repertoire, Einladungen und Helferplanung folgen danach; Drucksachen und Catering sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
Was muss am Tag eines Chorkonzerts zuerst aufgebaut werden?: Öffne die Location, kontrolliere die Notausgänge und stelle anschließend Stühle, Tische und den Bühnenbereich auf. Danach folgen Notenständer, Beleuchtung und Tontechnik, damit mindestens 60 Minuten für Mikrofontests bleiben.
Wie viele Mikrofone braucht ein Chorkonzert?: Das hängt von Raum, Chorgröße und gewünschter Verstärkung ab; lege die Anzahl nach einem Test in der Location fest. Plane zusätzlich mindestens ein Ersatzmikrofon oder einen freien Eingang am Mischpult ein, damit ein Ausfall nicht den Beginn verzögert.
Wann sollte man die Programme für ein Chorkonzert drucken lassen?: Drucke die Programme erst, wenn Repertoire und Reihenfolge endgültig bestätigt sind. Gib sie idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Konzert in Auftrag und lege am Veranstaltungstag zusätzlich einige Exemplare am Einlass bereit.

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