So organisierst du ein Campingseminar

Ein Campingseminar verbindet fachliche Einheiten mit Übernachtung im Freien – deshalb brauchst du mehr als einen Raum und ein Programm. Lege zuerst Termin, Ablauf und Campingplatz fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Referenten, Unterlagen und die technische Prüfung. Plane außerdem früh eine Indoor-Alternative ein: Wetter, Stromversorgung und Wege auf dem Gelände bringen die häufigsten kurzfristigen Probleme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Campingplatz reservieren
3
Sprecher und Betreuer bestätigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Teilnehmerinformationen versenden
8
Wegbeschreibung teilen
9
Campingregeln aufstellen
2 Personen
10
Programm mit den Referenten abstimmen
3 Personen
11
Präsentationen sammeln
12
Arbeitsblätter ausdrucken
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
15
Reservierungen erneut bestätigen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Namensschilder erstellen
18
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
19
Materialien nach Teilbereich sortieren
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Kühlboxen füllen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Weg- und Geländeschilder erstellen
24
Ladeliste prüfen
2 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Gelände kontrollieren
2 Personen
27
Campingplätze markieren
2 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
32
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
33
Projektor und Leinwand installieren
2 Personen
34
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Infotafeln aufstellen
2 Personen
37
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks auslegen
2 Personen
40
Sanitäre Anlagen kontrollieren
41
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

42
Teilnehmende empfangen
3 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Campingplätze zuweisen
2 Personen
45
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
46
Eröffnung betreuen
2 Personen
47
Seminarsitzung begleiten
2 Personen
48
Arbeitsform moderieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Pausensnacks servieren
2 Personen
51
Fragerunde moderieren
2 Personen
52
Buffet aufbauen
4 Personen
53
Abendessen servieren
4 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Geschirr sammeln
3 Personen
56
Abendprogramm betreuen
3 Personen
57
Lagerfeuerplatz sicher einrichten
3 Personen
58
Heiße Getränke servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Letzte Runde ankündigen
61
Teilnehmer zu den Campingplätzen verweisen
2 Personen
62
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
63
Speisen und Getränke abdecken
2 Personen

Nachbereitung

64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Lagerfeuer vollständig löschen
2 Personen
66
Campingplatz kontrollieren
3 Personen
67
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Beleuchtung entfernen
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Küchenmaterial reinigen
2 Personen
73
Abfall trennen
2 Personen
74
Location reinigen
3 Personen
75
Materialien einladen
3 Personen
76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
78
Waschbare Materialien trocknen
2 Personen
79
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BiertischgarniturenAnz. 4
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 70
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
TeelöffelAnz. 70

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 60
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10
BatterielampenAnz. 6

Seminarmaterial

FlipchartsAnz. 4
Flipchart-BlöckeAnz. 6
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 70
NotizbücherAnz. 60
ArbeitsblätterAnz. 70
NamensschilderAnz. 60
KlebezettelAnz. 12
AbdeckbandAnz. 6

Campen

KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 2
HeringeAnz. 40
GummihämmerAnz. 4
Lagerfeuerkorb
HolzscheiteAnz. 2
LöschdeckenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

SpülwannenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Veranstaltungsort und Campingplatz möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei Stellflächen, Strom, Sanitäranlagen, Ruhezeiten und eine nutzbare Indoor-Fläche für Schlechtwetter.
Schließe die Anmeldung etwa 3 Wochen vorher und frage dabei Zelt- oder Übernachtungsbedarf, Ernährungswünsche und Ankunftszeiten ab. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn mit Wegbeschreibung und Campingregeln.
Stimme das Programm 2 bis 3 Wochen vorher mit allen Referenten ab. Fordere Präsentationen und Arbeitsblätter bis 5 Tage vor dem Seminar an, damit du sie testen, drucken und nach Themen sortieren kannst.
Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam am tatsächlichen Veranstaltungsort. Plane Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und Powerbanks ein, statt auf eine einzelne Steckdose zu vertrauen.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Zelte, Sitzordnung und Indoor-Programm. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Geländeschilder, Kühlboxen und Verpflegung mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Campingseminar planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Campingplatz und Referenten. Die Anmeldung sollte etwa 3 Wochen vor Beginn schließen, damit du Verpflegung, Unterlagen und Stellflächen zuverlässig planen kannst.
Wann verschicke ich die Informationen zum Campingseminar?: Sende Wegbeschreibung, Campingregeln, Programm und Ankunftszeiten spätestens 7 Tage vor dem Seminar. So können Teilnehmende Ausrüstung, Anreise und Übernachtung rechtzeitig vorbereiten.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?: Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Technik, Beschilderung und Registrierung ein. Die Technik solltest du zusätzlich am Vortag testen, besonders wenn Stromanschlüsse oder Kabel über das Gelände verteilt sind.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Campingseminar?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Einheiten nach drinnen wechseln. Bereite für jede Outdoor-Einheit eine Indoor-Alternative vor und informiere die Teilnehmenden, sobald sich der Ablauf ändert.

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