Zo organiseer je een kampeerseminar zonder last-minute gedoe

Een kampeerseminar combineert een inhoudelijk programma met overnachten op een kampeerveld. Daardoor regel je niet alleen sprekers en presentaties, maar ook route-informatie, kampeerregels, maaltijden, techniek en een plan voor slecht weer. Begin met datum, programma en locatie; leg daarna sprekers, aanmeldingen en deelnemersinformatie vast. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en testen, zodat je op locatie niet nog hoeft te zoeken naar kabels, werkbladen of naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en kampeerveld reserveren
3
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Routebeschrijving delen
9
Kampeerregels opstellen
2 personen
10
Programma afstemmen met sprekers
3 personen
11
Presentaties verzamelen
12
Werkbladen afdrukken
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
15
Reserveringen opnieuw bevestigen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Naamkaartjes maken
18
Presentatiemateriaal testen
2 personen
19
Materialen per onderdeel sorteren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Route- en terreinborden maken
24
Laadlijst controleren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Terrein controleren
2 personen
27
Kampeerplaatsen markeren
2 personen
28
Partytenten opzetten
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
33
Projector en scherm installeren
2 personen
34
Microfoon en speaker testen
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Infoborden plaatsen
2 personen
37
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Sanitaire voorzieningen controleren
41
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
45
Welkomstkoffie serveren
2 personen
46
Opening verzorgen
2 personen
47
Seminarsessie begeleiden
2 personen
48
Werkvorm begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Pauzehapjes serveren
2 personen
51
Vragenronde begeleiden
2 personen
52
Buffet opbouwen
4 personen
53
Avondmaaltijd serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
3 personen
57
Kampvuurplek veilig inrichten
3 personen
58
Warme dranken serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Deelnemers naar kampeerplaatsen verwijzen
2 personen
62
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
63
Eten en dranken afdekken
2 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Kampvuur volledig doven
2 personen
66
Kampeerterrein controleren
3 personen
67
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Verlichting verwijderen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Keukenmateriaal reinigen
2 personen
73
Afval sorteren
2 personen
74
Locatie schoonmaken
3 personen
75
Materialen inladen
3 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opbergen
78
Wasbare materialen drogen
2 personen
79
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 4
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Theelepelsaantal 70

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 60
Programmabordenaantal 6
Routebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Batterijlampenaantal 6

Seminarmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overblokkenaantal 6
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 70
Notitieboekjesaantal 60
Werkbladenaantal 70
Naamkaartjesaantal 60
Plakbriefjesaantal 12
Schilderstapeaantal 6

Kamperen

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 2
Haringenaantal 40
Rubberen hamersaantal 4
Kampvuurkorf
Houtblokkenaantal 2
Blusdekensaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en kampeerveld eerst vast. Bevestig daarna sprekers en begeleiders, zodat je uitnodiging meteen de juiste tijden, locatie en inhoud bevat.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en verwerk ze in je boodschappen- en cateringplanning. Zet gekoelde producten in koelboxen en maak hapjes vooraf klaar; op locatie heb je dan meer tijd voor ontvangst.
Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf de routebeschrijving, aanvangstijd, kampeerregels en praktische informatie. Vermeld ook wat zij zelf meenemen en waar registratie, tenten en het programma te vinden zijn.
Test presentaties, beamer, projectiescherm, laptop, speaker en draadloze microfoon vóór vertrek. Leg per programmaonderdeel de juiste materialen apart en neem verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en powerbanks mee.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en zet een alternatief binnenprogramma klaar. Bevestig reserveringen opnieuw, druk de deelnemerslijst af en laad materialen per onderdeel in volgens een vaste laadlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kampeerseminar organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en het reserveren van het kampeerveld. Plan sprekers en begeleiders daarna in en sluit de inschrijvingen bij voorkeur 1 tot 2 weken voor de start.
Wat stuur je deelnemers voor een kampeerseminar?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de route, aanvangstijd, kampeerregels, programma en informatie over wat deelnemers zelf meenemen. Vraag dieetwensen en andere praktische bijzonderheden al bij de aanmelding uit.
Wanneer controleer je de techniek voor een kampeerseminar?: Test beamer, scherm, laptop, speaker en microfoon uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals bij aankomst. Controleer ook kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een kampeerseminar?: Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een binnenalternatief voor presentaties, werkvormen en pauzes. Controleer de verwachting opnieuw de avond ervoor en informeer deelnemers direct als programma of locatie verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.