Campingseminar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Campingseminar verbindet Fachprogramm, Übernachtung und Verpflegung unter freiem Himmel. Deshalb müssen Veranstaltungsort, Referenten, Technik und Campingabläufe früh zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufbau vor Ort. Besonders bei Wetter, Anreise, Ernährung und Präsentationstechnik entstehen sonst am Veranstaltungstag vermeidbare Lücken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Campingplatz reservieren
Sprecher und Betreuer bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Wegbeschreibung teilen
Campingregeln aufstellen
2 Personen
Programm mit den Referenten abstimmen
3 Personen
Präsentationen sammeln
Arbeitsblätter ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
Reservierungen erneut bestätigen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder erstellen
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Materialien nach Teilbereich sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Weg- und Geländeschilder erstellen
Ladeliste prüfen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Campingplätze markieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand installieren
2 Personen
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Campingplätze zuweisen
2 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Seminarsitzung begleiten
2 Personen
Arbeitsform moderieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Lagerfeuerplatz sicher einrichten
3 Personen
Heiße Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Teilnehmer zu den Campingplätzen verweisen
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Speisen und Getränke abdecken
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Lagerfeuer vollständig löschen
2 Personen
Campingplatz kontrollieren
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küchenmaterial reinigen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien einladen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
Waschbare Materialien trocknen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BiertischgarniturenAnz. 4
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 70
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
TeelöffelAnz. 70

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 60
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10
BatterielampenAnz. 6

Seminarmaterial

FlipchartsAnz. 4
Flipchart-BlöckeAnz. 6
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 70
NotizbücherAnz. 60
ArbeitsblätterAnz. 70
NamensschilderAnz. 60
KlebezettelAnz. 12
AbdeckbandAnz. 6

Campen

KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 2
HeringeAnz. 40
GummihämmerAnz. 4
Lagerfeuerkorb
HolzscheiteAnz. 2
LöschdeckenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

SpülwannenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Veranstaltungsort und Campingplatz möglichst früh und bestätige beide Reservierungen kurz vor dem Termin erneut. Kläre dabei auch, wann Aufbau und Anreise des Organisationsteams möglich sind.
Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher mit Wegbeschreibung, Campingregeln und Programm. Erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit der Anmeldung, damit die Verpflegung nicht erst vor Ort angepasst werden muss.
Plane für jedes Referat eine Präsentation in einem einheitlichen Ablageordner und teste Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon sowie Lautsprecher mindestens 1 Tag vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Powerbanks.
Bereite neben dem Außenprogramm ein vollständiges Indoor-Programm für schlechtes Wetter vor. Kontrolliere die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und entscheide, welche Einheiten bei Regen in Zelte oder Innenräume verlegt werden.
Sortiere Arbeitsblätter, Namensschilder, Wegschilder und Präsentationsmaterial nach Programmpunkt und lade alles anhand einer Ladeliste ein. Drucke die Teilnehmerliste zusätzlich aus, falls am Veranstaltungsort kein zuverlässiger Internetzugang vorhanden ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Campingseminar planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Campingplatz, Referenten und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Seminar starten.
Was muss man den Teilnehmern vor einem Campingseminar schicken?: Sende spätestens 7 Tage vorher Programm, Wegbeschreibung, Campingregeln und praktische Teilnehmerinformationen. Bitte außerdem um fehlende Ernährungswünsche und prüfe die Anmeldeliste 2 bis 3 Tage vor Beginn.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Campingseminar?: Plane für das erste Veranstaltungsstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Wasser für den gesamten Aufenthalt. Snacks und Mahlzeiten sollten nach Teilnehmerzahl, Dauer und erfassten Ernährungswünschen portioniert werden.
Was braucht man bei Regen für ein Campingseminar?: Lege spätestens 2 Tage vorher fest, welche Programmpunkte in Zelte oder Innenräume wechseln. Halte zusätzlich ein vollständiges Indoor-Programm bereit und schütze Präsentationstechnik sowie Arbeitsblätter vor Feuchtigkeit.

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