Familiencamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Familiencamp braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Treffen: Übernachtung, Verpflegung, Wetter und Aktivitäten laufen gleichzeitig. Kläre zuerst Ort, Termin und Teilnehmerzahl, danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Einkäufe, Spielmaterial und die endgültige Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Ankunftsbereich, aufgebaute Zelte und gekühlte Lebensmittel dabei, dass die Anreise nicht im Chaos beginnt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Programm erstellen
2 Personen
Location-Reservierung festlegen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Diätliste an die Küche geben
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren abholen
2 Personen
Einkäufe sortieren
3 Personen
Kühlwaren kalt stellen
2 Personen
Teilnehmerpakete vorbereiten
3 Personen
Wegbeschreibung teilen
Kochmaterial bereitstellen
2 Personen
Zelte und Material laden
4 Personen
Ankunftsbereich kontrollieren
2 Personen
Strom und Wasser prüfen
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kochbereich einrichten
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Campregeln erklären
2 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Familienstaffel begleiten
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
Elternaktivitäten begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
2 Personen
Freies Spielen begleiten
4 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Salate und Brot bereitstellen
3 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke beim Abendessen auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendspiel erklären
2 Personen
Abendspiel begleiten
4 Personen
Lagerfeuer vorbereiten
2 Personen
Lagerfeuer begleiten
3 Personen
Marshmallows verteilen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Lagerfeuer sicher löschen
2 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Grill reinigen
2 Personen
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
PicknickdeckeAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 70
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 3

Küche

GasgrillsAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
PfannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 5
KüchenmesserAnz. 5
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 5
WasserkannenAnz. 6
KüchenkistenAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 5
LaternenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 10
SeilAnz. 3
WasserballonsAnz. 200
BadmintonsätzeAnz. 4
FrisbeesAnz. 6
SpielkartenAnz. 6
GesellschaftsspieleAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 60
StifteAnz. 12
KreidetafelAnz. 2
KreideAnz. 2

Campingausrüstung

SchlafmattenAnz. 40
SchlafsäckeAnz. 40
ZeltgummihämmerAnz. 4
HeringeAnz. 60
HeringzieherAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 2
EimerAnz. 6
ReinigungsbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens mit der Anmeldung. Gib die fertige Diätliste vor dem Einkauf an die Küche weiter, damit Sonderkost nicht erst beim Buffet auffällt.
Plane die Kühlkette rückwärts: Kühlwaren möglichst am selben Tag abholen, direkt sortieren und in Kühlboxen oder Kühlschränke stellen. So stehen empfindliche Lebensmittel nicht stundenlang ungekühlt herum.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vor Beginn und entscheide, wo Partyzelte, Picknickdecken und zusätzliche Sitzplätze gebraucht werden. Bei Regen müssen Ankunft, Essen und Programm trotzdem einen trockenen Bereich haben.
Lade Zelte, Tische, Stühle, Kochmaterial und Gasflaschen am Vortag gemeinsam ein. Eine kurze Materialkontrolle verhindert, dass am Aufbauort genau ein Verlängerungskabel oder eine Servierzange fehlt.
Teile die Wegbeschreibung vor der Abfahrt und kennzeichne den Ankunftsbereich. Bereite Teilnehmerpakete schon am Vorabend vor, damit die Begrüßung nicht durch Listen, Namenssuche und Nachfragen stockt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familiencamp planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und Teilnehmerzahl. Einladungen sollten danach zeitnah verschickt werden, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte rechtzeitig sammeln kannst.
Wann sollte man die endgültige Teilnehmerliste erstellen?: Erstelle sie spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Familiencamp. Danach kannst du Diätwünsche an die Küche geben, Teilnehmerpakete vorbereiten und Mengen für Einkauf, Geschirr und Sitzplätze prüfen.
Wann soll man für ein Familiencamp einkaufen?: Trockene Lebensmittel und haltbare Getränke kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Kühlwaren holst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend ab und stellst sie sofort kalt.
Was muss am Tag des Familiencamps zuerst aufgebaut werden?: Kontrolliere zuerst Ankunftsbereich, Strom und Wasser, bevor Zelte und Sitzplätze aufgebaut werden. Rechne für Zelte, Tische und Stühle je nach Helferzahl mindestens 60 bis 90 Minuten ein.

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