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Camping-Weihnachtsmarkt organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Camping-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein normales Treffen: Stände, Strom, Wetter und Helfer müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Gelände und Konzept fest, bevor du Reservierungen und Einladungen verschickst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkäufe und die Vorbereitung von Heißgetränken und Snacks. Am Veranstaltungstag zählen ein gedruckter Lageplan, geprüfte Stromanschlüsse und ein klarer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände bestätigen

  • Weihnachtsmarktkonzept festlegen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen für Stände vornehmen

  • Stromversorgung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungsart vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Bargeld bereitlegen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Stände ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standwände befestigen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Messetische einrichten

    4 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunden durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Weihnachtsstände betreuen

    8 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Essensausgaben sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische abwischen

    2 Personen

  • Kerzen und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Weihnachtsaktivität betreuen

    3 Personen

  • Musik bedienen

  • Letzte Bestellungen aufnehmen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Weihnachtsbeleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    3 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Vorrat erfassen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gelände-Endkontrolle

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • MessethekenAnz. 16

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 24
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 30
  • BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 16
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 20
  • MenükartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 100
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierbesteckAnz. 20

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 12
  • KüchenzangenAnz. 8

Ausstattung

  • Mobile Musikanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 8
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 3
  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Gelände, Standaufteilung und Stromversorgung spätestens 4 Wochen vorher. Gerade auf Campingplätzen fehlen passende Anschlüsse oder Verlängerungskabel oft genau an den abgelegenen Ständen.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen und übertrage die endgültige Zahl direkt auf Snacks, Getränke, Geschirr und Sitzplätze.
  • Plane den Aufbau rückwärts: Stände ausladen, Partyzelte aufbauen, Tische und Stühle stellen, Beleuchtung anschließen und erst danach dekorieren. Rechne für einen kleinen Markt mindestens 2 Stunden reine Aufbauzeit ein.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege dann fest, welche Dekoration, Lichterketten und Tischbereiche geschützt werden müssen. Kabelkanäle und Batterielaternen solltest du nicht erst bei einsetzender Dunkelheit suchen.
  • Bereite Namensschilder, Menükarten, Wegweiser und den Lageplan am Vortag vor. Drucke mindestens 2 Exemplare des Lageplans und lege Bargeld sowie die gewählte Zahlungsart getrennt vom übrigen Material bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Camping-Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Gelände, Konzept, Standaufteilung und Reservierungen. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann sollte die Anmeldung für den Camping-Weihnachtsmarkt geschlossen werden?
Eine Frist von 10 bis 14 Tagen vor der Veranstaltung ist praktikabel. Danach kannst du Einkäufe, Heißgetränke, Snacks, Geschirr und Sitzplätze anhand einer festen Teilnehmerzahl planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Camping-Weihnachtsmarkts?
Plane für das Ausladen, Partyzelte, Stände, Tische, Stühle und die erste Beleuchtung mindestens 2 Stunden ein. Bei vielen Marktständen oder nur wenigen Helfern solltest du 3 bis 4 Stunden Vorlauf einrechnen.
Wann sollte man Strom und Beleuchtung prüfen?
Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Kabelkanäle spätestens am Vortag und noch einmal direkt vor dem Aufbau. So bleibt Zeit, einen fehlenden Anschluss oder eine defekte Lichterkette zu ersetzen.

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