Bürgerversammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Ort und Thema mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe zugleich, ob Genehmigungen oder Meldungen nötig sind und ob der Raum für Empfang, Sitzplätze, Präsentation und Fragerunde ausreicht.
• Verschicke Einladungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Versammlung und erinnere die Anwohner 5 bis 7 Tage vorher. Plane ein Anmeldeformular ein, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass erfassen musst.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 2 Stunden vor Beginn gemeinsam. Lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und geladene Ersatzbatterien griffbereit bereit.
• Erstelle den Lageplan mit Empfangstresen, Stuhlreihen, Stehtischen, Buffet und Abfallbehältern vor dem Aufbau. Drucke Beschilderung, Namensschilder, Anwesenheitsliste, Fragekarten und Informationsmaterial in ausreichender Zahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
• Bestelle Catering nach den bestätigten Anmeldungen und rechne bei Getränken für die erste Stunde mit 2 bis 3 Portionen pro Person. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffeekannen, Teekannen, Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bürgerversammlung organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Thema und Genehmigungsprüfung. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wie viele Getränke braucht man für eine Bürgerversammlung?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für die Sprecher. Bei einer zweistündigen Versammlung solltest du die erwartete Teilnehmerzahl und Nachfüllmöglichkeiten zusätzlich einplanen.

Wie viel Technik braucht eine Bürgerversammlung?

Mindestens 2 Stunden vor Beginn sollten Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone vollständig getestet werden. Plane außerdem HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, einen Präsentationsklicker und Ersatzbatterien ein.

Wann sollte man die Anwohner an eine Bürgerversammlung erinnern?

Eine erste Einladung 3 bis 4 Wochen vorher gibt genügend Vorlauf. Eine zweite Erinnerung 5 bis 7 Tage vor der Versammlung erreicht auch Personen, die den Termin zunächst nur vorgemerkt haben.

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