Checkliste für ein gut vorbereitetes Bürgerpanel-Treffen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum, Datum und Programm spätestens drei bis vier Wochen vor dem Treffen. Prüfe dabei nicht nur die Bestuhlung, sondern auch Zugänglichkeit, Kleiderständer, Registrierungstisch und ausreichend Platz für Gesprächsrunden.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungs- sowie Barrierefreiheitswünsche spätestens sieben Tage vorher. Schicke drei bis fünf Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Uhrzeit, Anfahrt und den wichtigsten Hinweisen.
• Bereite Moderation und Gesprächsrunden mindestens fünf Tage vorher vor. Gib dem Moderator den Ablauf, die gesammelten Fragen und klare Zeitvorgaben; lege pro Runde Flipchart, Stifte und Notizblöcke bereit.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofone am Vortag gemeinsam. Plane außerdem Verlängerungskabel ein und speichere die Präsentation zusätzlich offline, damit der Ablauf nicht von einer Internetverbindung abhängt.
• Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Programme, Feedback-Formulare, Kaffee, Tee, Wasser und Snacks bereit und kontrolliere danach Bild, Ton sowie die Sitzordnung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bürgerpanel-Treffen planen?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Datum, Programm und Einladungen. Spätestens sieben Tage vor dem Treffen sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheitswünsche geprüft sein.

Wann soll die Erinnerung an die Teilnehmer verschickt werden?

Eine Erinnerung drei bis fünf Tage vor dem Bürgerpanel-Treffen ist sinnvoll. Nenne darin Beginn, Adresse, Zugangs- und Barrierefreiheitshinweise sowie eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Fragen.

Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Bürgerpanel?

Plane am Vortag mindestens 30 Minuten für Laptop, Projektor, HDMI-Verbindung, Lautsprecher und Mikrofone ein. Am Veranstaltungstag genügt zusätzlich eine kurze Kontrolle 45 bis 60 Minuten vor Beginn.

Wann sollte das Catering für ein Bürgerpanel vorbereitet werden?

Kühle verderbliche Lebensmittel am Vortag ein und bereite Kaffee, Tee, Wasser und Snacks so vor, dass sie 15 bis 30 Minuten vor Beginn bereitstehen. Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche bei der Ausgabe.

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