Organiser une réunion du panel citoyen sans rien oublier
Une réunion de panel citoyen demande plus qu’une salle et un ordre du jour. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité, puis préparer les échanges et le matériel avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 49 tâches suit le déroulé complet, de la réservation de la salle au rangement final. Utilisez-la pour répartir les responsabilités, fixer les échéances et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la réservation de la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les besoins d'accessibilité
Envoyer un rappel aux participants
Recueillir les questions des participants
2 personnes
Préparer les tours d’échanges
2 personnes
Briefer l'animateur
2 personnes
Finaliser la présentation et les supports
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer les impressions
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester le projecteur et le son
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les collations et le buffet
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le programme et les règles du jeu
Animer les tours de discussion
4 personnes
Collecter les notes par table
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks et le repas
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le retour en plénière
2 personnes
Consigner les points d'action et les décisions
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Conserver les restes au frais
Fermer la salle
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver la liste de présence
Envoyer un message de remerciement
Envoyer le compte rendu aux participants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 70
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Thermos à caféqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Petits bolsqté 10
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphones mainqté 2
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel
- Chevaletsqté 4
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 60
- Stylos à billeqté 70
- Badges nominatifsqté 60
- Cartes de numéros de tableqté 8
- Agendas imprimésqté 60
- Formulaires de feedbackqté 60
- Pots à stylosqté 8
- Panneaux directionnelsqté 6
- Ruban de masquageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la salle et la date avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes d’accessibilité.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la réunion. Ce délai permet de finaliser les badges, les impressions, les tours d’échanges et les quantités du buffet.
- Envoyez un rappel 48 heures avant avec l’adresse, les horaires et les informations pratiques. Demandez aux participants de transmettre leurs dernières questions avant cette échéance.
- Testez le projecteur, le son, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture de la salle. Faites ce contrôle au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant.
- Installez la table d’inscription, les badges, les agendas et les blocs-notes avant de préparer le café, le thé et le buffet. Gardez l’eau accessible pendant toute la durée des échanges, avec une carafe par table si possible.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion de panel citoyen ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la réunion afin d’ajuster les supports, les repas et la disposition de la salle.
- Combien de temps prévoir pour installer une réunion de panel citoyen ?
- Réservez au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour les tests techniques et 30 minutes pour les badges, les inscriptions et le buffet.
- Quand demander les besoins alimentaires et d’accessibilité ?
- Posez ces questions dès l’invitation, puis vérifiez les réponses à la clôture des inscriptions. Faites une dernière vérification 48 heures avant pour éviter qu’une demande ne soit découverte le jour même.
- Que préparer pour les échanges d’un panel citoyen ?
- Finalisez les questions, les tours de parole et les supports au plus tard 3 jours avant la réunion. Préparez ensuite les agendas imprimés, les blocs-notes, les stylos et les formulaires de feedback en fonction du nombre confirmé de participants.
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