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Bunter Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bunter Abend steht und fällt mit einem abgestimmten Programm und einer Technik, die vor dem Einlass funktioniert. Plane Auftritte, Moderation und Musik frühzeitig, damit am Veranstaltungstag nur noch geprüft und aufgebaut werden muss. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, Ersatzlösungen für Präsentationen und ausreichend Zeit für Mikrofontests. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – vom ersten Programmentwurf bis zum eingerichteten Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftritte erfassen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Moderatoren bestimmen

    2 Personen

  • Musik für Auftritte zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik und Raum reservieren

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Aufführungen technisch kontrollieren

    2 Personen

  • Räume und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Hintergrund und Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Strom anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Letztes Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Bunter Abend eröffnen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

    2 Personen

  • Musik und Ton bedienen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenprogramm betreuen

    2 Personen

  • Abschluss und Dankeswort gestalten

    2 Personen

  • Gäste sicher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • Hintergrundtuch
  • ThemenlampenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 70
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • ScherenAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • GummihandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Moderation mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Frage Auftritte früh ab und plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Umbauten und unerwartete Verzögerungen ein.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst kurz vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Snacks und Buffet nicht in letzter Minute angepasst werden müssen.
  • Reserviere Raum und Technik frühzeitig und prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Verlängerungskabel gemeinsam.
  • Richte Bühne, Hintergrund und Sitzplätze vor dem Technikcheck ein. So testest du Mikrofone und Musikdateien bereits unter den Bedingungen, unter denen die Auftritte tatsächlich stattfinden.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und stelle Buffet, Getränketisch, Mehrweg-Geschirr und Servierzangen vor dem Einlass bereit. Plane für Aufbau, Toilettenkontrolle und letzte Dekoration mindestens 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Bunten Abend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Thema, Programm und Einladungen. Die Auftritte, Moderation und Technik sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Bunten Abend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch mindestens 7 Tage, um Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl einzuplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Bunten Abend?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Dekoration, Licht, Beschallung und Buffet ein. Der technische Test mit Mikrofonen und Musik sollte zusätzlich etwa 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viel Puffer braucht das Programm bei einem Bunten Abend?
Rechne zwischen den Auftritten jeweils 5 bis 10 Minuten für Umbauten und Ansagen ein. Bei mehreren Darbietungen solltest du insgesamt mindestens 15 Minuten Reserve im Drehbuch lassen.

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