Bonte avond organiseren: checklist en planning
Een bonte avond staat of valt met een strak programma en techniek die vóór de eerste gast werkt. Verzamel optredens en dieetwensen vroeg, leg presentatoren en muziek vast en reserveer op tijd de ruimte en geluidsinstallatie. Op de dag zelf draait alles om testen, klaarzetten en een duidelijke volgorde: eerst podium en techniek, daarna buffet, drank en decoratie. Met deze checklist houd je de 48 taken en 45 benodigdheden overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Thema en programma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens inventariseren
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Presentatoren aanwijzen
2 personen
Muziek voor optredens verzamelen
2 personen
Techniek en ruimte reserveren
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Optredens technisch controleren
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Achtergrond en versiering ophangen
3 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Laatste soundcheck uitvoeren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Bonte avond openen
2 personen
Optredens aankondigen
2 personen
Muziek en geluid bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drank opruimen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
- Krukkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 3
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Achtergronddoek
- Themalampjesaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 70
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Scharenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Kabelgotenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan optredens uiterlijk één week vooraf in en zet per optreden de duur, muziek en benodigde microfoon of andere techniek in het draaiboek. Zo voorkom je stiltes tussen de acts.
- Test speakers, microfoons, mengpaneel, laptop en beamer minimaal 2 uur voor aanvang op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
- Koel dranken uiterlijk 4 uur vooraf en richt de dranktafel in vóór het publiek binnenkomt. Zet voor de eerste ronde ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon klaar.
- Maak de podiumruimte minstens 90 minuten voor de start vrij en hang achtergrond en versiering daarna op. Houd een doorgang naast het podium open voor presentatoren en optreders.
- Zet tafels, stoelen, buffet en servies klaar voordat je hapjes afwerkt. Bewaar dieetvriendelijke hapjes apart en markeer ze met naamkaartjes, zodat gasten niet hoeven te raden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een bonte avond organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen in de eerste week, verzamel optredens en dieetwensen gedurende 2 weken en leg techniek en ruimte uiterlijk 3 weken voor de avond vast.
- Hoe maak je een draaiboek voor een bonte avond?
- Zet per onderdeel een begintijd, eindtijd, verantwoordelijke, muziekbestand en technische benodigdheden. Plan naast de optredens ook ontvangst, pauze, buffet en opruimen; houd 5 minuten ruimte tussen acts voor wissels.
- Wanneer test je de techniek voor een bonte avond?
- Doe een volledige test minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer elke microfoon, speaker, muziekfile, beamer en aansluiting afzonderlijk en leg de muziekbestanden daarna klaar op één laptop.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een bonte avond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel alles uiterlijk 4 uur vooraf en houd extra water beschikbaar naast de andere dranken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!