So organisierst du eine Bühnenaufführung

Bei einer Bühnenaufführung greifen Inhalt, Menschen, Raum und Technik ineinander. Beginne deshalb mit Datum, Saal und Skript, bevor du Rollen, Proben und Ausstattung planst. Kläre die Urheberrechte frühzeitig und lege anschließend fest, wie Publikum, Einlass, Garderobe und Catering ablaufen. In den letzten zwei Wochen müssen Programm, Requisiten, Kostüme und Technik zusammengeführt werden; die Generalprobe zeigt, was noch fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
3
Skript auswählen
3 Personen
4
Urheberrechte prüfen
5
Cast zusammenstellen
2 Personen
6
Rollenverteilung festlegen
2 Personen
7
Probenplan erstellen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Ticketverkauf registrieren
2 Personen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Programme drucken lassen
15
Requisitenliste erstellen
2 Personen
16
Kostüme einsammeln
3 Personen
17
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
18
Dekorteile herstellen
4 Personen
19
Requisiten anschaffen
2 Personen
20
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
21
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Catering bestellen
2 Personen
24
Technik testen
3 Personen
25
Generalprobe durchführen
8 Personen
26
Letzte Änderungen notieren
2 Personen
27
Materialien zusammenstellen
3 Personen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Saal öffnen
2 Personen
31
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
32
Dekor aufbauen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
35
Tontechnik anschließen
3 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
37
Lichtstufen einstellen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Requisiten bereitstellen
2 Personen
40
Kostüme bereitlegen
2 Personen
41
Schminkbereich einrichten
2 Personen
42
Cateringtisch einrichten
2 Personen
43
Programme auslegen
44
Eingang ausschildern
45
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
46
Deko und Technik prüfen
3 Personen
47
Schauspieler zum Umziehen schicken
2 Personen

Event

48
Gäste empfangen
3 Personen
49
Karten kontrollieren
2 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
53
Vorstellung ankündigen
54
Ersten Akt aufführen
8 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Pausensnacks servieren
3 Personen
57
Publikum zurückrufen
58
Zweiten Akt aufführen
8 Personen
59
Applausmoment begleiten
2 Personen
60
Nachgespräch mit dem Publikum betreuen
3 Personen
61
Getränke servieren
3 Personen
62
Mitwirkende zum Nachgespräch einladen
2 Personen
63
Publikum verabschieden
3 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Deko abbauen
4 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Requisiten einpacken
2 Personen
68
Kostüme einsammeln
2 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
2 Personen
71
Saal reinigen
3 Personen
72
Toiletten kontrollieren
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Materialien prüfen
2 Personen
75
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
79
Kostüme waschen
2 Personen
80
Deko speichern
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
HockerAnz. 6
BeistelltischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
TortengabelnAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
Hintergrundvorhang
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 6
GarderobennummernAnz. 150
FotorahmenAnz. 6
KunstblumenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
HeadsetsAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
TortenheberAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
TablettsAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal und lege das Vorführungsdatum mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Auftritt fest. Prüfe dabei Bühne, Bestuhlung, Garderobe und verfügbare Technik vor Ort.
Wähle das Skript, bevor du die Rollen verteilst, und kläre die Urheberrechte spätestens 6 Wochen vor der Aufführung. Ohne diese Freigabe solltest du weder Programmhefte drucken noch den Ticketverkauf starten.
Plane feste Probenzeiten und setze die Generalprobe 1 bis 2 Tage vor der Aufführung an. Teste dabei Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Mikrofonständer mit den tatsächlichen Abläufen.
Erstelle die Requisiten- und Kostümlisten spätestens 3 Wochen vorher und markiere, was geliehen, gekauft oder selbst hergestellt wird. Besonders Dekorteile, Vorhänge und Bühnenelemente werden häufig zu spät fertig.
Bearbeite Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Zuschaueraufteilung fortlaufend statt erst am Veranstaltungstag. Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher und plane für Einlass, Garderobe und Platzanweisung konkrete Helfer ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bühnenaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Saal, Skript, Rechte, Besetzung und Probenplan noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte die Generalprobe stattfinden?: Setze die Generalprobe 1 bis 2 Tage vor der Aufführung an. So bleiben noch 24 bis 48 Stunden, um technische Fehler, fehlende Requisiten oder Änderungen am Ablauf zu beheben.
Wann muss man die Urheberrechte für ein Theaterstück klären?: Kläre die Rechte spätestens 6 Wochen vor dem Termin, besser direkt bei der Skriptauswahl. Warte mit Druck und Ticketverkauf, bis die Nutzung schriftlich bestätigt ist.
Wie lange vorher sollte man Catering für eine Bühnenaufführung bestellen?: Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vor der Aufführung. Erfasse Ernährungswünsche bis dahin und gleiche die Menge mit den bestätigten Anmeldungen und Helfern ab.

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