Cómo organizar una representación teatral paso a paso

Organizar una representación teatral empieza mucho antes del primer ensayo. Primero necesitas cerrar la sala, la fecha, el guion y los derechos de autor; después puedes formar el reparto y construir un calendario realista. Mientras avanzan los ensayos, prepara entradas, invitaciones, programa, vestuario, atrezzo y decoración. La última fase debe reservarse para coordinar al público, probar el sonido y hacer un ensayo general completo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Fijar la fecha de la función
2 personas
3
Seleccionar guion
3 personas
4
Comprobar los derechos de autor
5
Seleccionar el reparto
2 personas
6
Establecer el reparto de papeles
2 personas
7
Hacer el horario de ensayos
2 personas
8
Diseñar invitaciones
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Registrar la venta de entradas
2 personas
13
Elaborar el programa
2 personas
14
Mandar imprimir los programas
15
Hacer la lista de accesorios
2 personas
16
Reunir los trajes
3 personas
17
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
18
Crear elementos de decoración
4 personas
19
Adquirir atrezzo
2 personas
20
Desarrollar el plan técnico
2 personas
21
Preparar la distribución del público
2 personas
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Pedir el catering
2 personas
24
Probar la técnica
3 personas
25
Realizar el ensayo general
8 personas
26
Anotar los últimos cambios
2 personas
27
Reunir los materiales
3 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Abrir la sala
2 personas
31
Colocar las piezas del escenario
4 personas
32
Montar la decoración
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Colocar las mesas de recepción
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
3 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Configurar niveles de luz
2 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Preparar los accesorios
2 personas
40
Preparar los disfraces
2 personas
41
Montar el rincón de maquillaje
2 personas
42
Montar la mesa de catering
2 personas
43
Exponer los programas
44
Señalizar la entrada
45
Inspeccionar el área de público
2 personas
46
Revisar la decoración y la técnica
3 personas
47
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas

Evento

48
Recibir a los invitados
3 personas
49
Comprobar los mapas
2 personas
50
Repartir programas
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Guiar al público a sus asientos
3 personas
53
Anunciar la función
54
Realizar el primer acto
8 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
57
Llamar de vuelta al público
58
Realizar el segundo acto
8 personas
59
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
60
Atender el after con el público
3 personas
61
Servir las bebidas
3 personas
62
Dejar que los actores charlen después
2 personas
63
Despedir al público
3 personas
64
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

65
Desmontar la decoración
4 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Empaquetar los accesorios
2 personas
68
Reunir los trajes
2 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
2 personas
71
Limpiar la sala
3 personas
72
Comprobar los baños
73
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
74
Comprobar los materiales
2 personas
75
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
76
Cerrar el recinto
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Recoger el catering sobrante
2 personas
79
Lavar los disfraces
2 personas
80
Guardar la decoración
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 6
Taburetescant. 6
Mesas auxiliarescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platos para postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Tenedores de tartacant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Cortinas de teatrocant. 2
Telón de fondo
Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 6
Mantelescant. 8
Paneles de flechascant. 6
Números de guardarropacant. 150
Marcos de fotoscant. 6
Flores artificialescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Linternascant. 4
Auriculares con micrófonocant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharas para tartascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Papeleracant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y fija la fecha antes de seleccionar el reparto: así sabrás qué horarios de ensayo, aforo y condiciones técnicas tienes disponibles. Comprueba también los derechos de autor del guion antes de anunciar la función.
Haz el reparto y el horario de ensayos en la misma fase. Deja margen para ausencias y programa el ensayo general cuando vestuario, atrezzo, decoración, sonido y entradas estén ya preparados.
No esperes a la última semana para gestionar las entradas y las invitaciones. Registra las reservas desde el principio y recoge las preferencias dietéticas si habrá café, agua o postres para el público.
Prepara una lista de accesorios y revisa cada elemento durante los ensayos: las piezas de escenario, el telón de fondo, los paneles decorativos y el atrezzo suelen olvidarse hasta el montaje.
Haz una prueba técnica completa antes del día de la función, con micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Asigna voluntarios para recibir al público, organizar las sillas, controlar el guardarropa y servir el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una representación teatral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la función si hay reparto, decoración, entradas y catering. Reserva la sala y comprueba los derechos de autor durante la primera semana.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo general?: Programa el ensayo general entre 3 y 7 días antes de la representación. Debe hacerse con vestuario, atrezzo, decoración, distribución del público y equipo técnico en condiciones lo más parecidas posible al día real.
¿Qué se necesita para organizar una función de teatro?: Como mínimo necesitas una sala, un guion con los derechos comprobados, reparto, horario de ensayos, entradas, programa y plan técnico. Para la recepción suelen hacer falta sillas, percheros, números de guardarropa, vasos, jarras y apoyo de voluntarios.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y vender las entradas?: Envía las invitaciones y abre el registro de entradas entre 3 y 6 semanas antes de la función. Cierra las inscripciones unos días antes para confirmar el aforo, las preferencias dietéticas y la distribución del público.

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