So organisierst du einen Brettspielabend
Ein gelungener Brettspielabend steht und fällt mit der Vorbereitung: Du brauchst einen passenden Raum, eine realistische Spielauswahl und genug Platz für mehrere Partien gleichzeitig. Kläre zuerst, wie viele Personen kommen und welche Spiele sie mögen. Danach folgen Anmeldung, Einkauf und Raumaufbau in dieser Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für fehlende Spiele, unvollständige Spieleboxen und Ernährungswünsche ein – diese Punkte werden besonders häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Spielvorlieben erfassen
- 6
Brettspiele auswählen
- 7
Spielregeln prüfen
- 8
Spiele vervollständigen
2 Personen
- 9
Einkaufsliste prüfen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke kühlen
- 12
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 13
Location öffnen
- 14
Tische aufstellen
2 Personen
- 15
Stühle aufstellen
2 Personen
- 16
Spieltische einteilen
2 Personen
- 17
Spiele auslegen
2 Personen
- 18
Geschirr bereitstellen
- 19
Buffet vorbereiten
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Musik bereitlegen
Event
- 22
Gäste empfangen
2 Personen
- 23
Spieltische erläutern
2 Personen
- 24
Snacks servieren
2 Personen
- 25
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 26
Spielbetreuung bereitstellen
2 Personen
- 27
Benutzte Gläser einsammeln
- 28
Letzte Spielrunde ankündigen
Nachbereitung
- 29
Spiele und Teile prüfen
2 Personen
- 30
Spiele einpacken
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 32
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 33
Abfall sammeln
2 Personen
- 34
Raum reinigen
3 Personen
- 35
Dekoration entfernen
2 Personen
- 36
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 5
- StühleAnz. 20
- TischdeckenAnz. 5
- Buffet-Tisch
Spielmaterial
- BrettspieleAnz. 12
- SpielorganisatorenAnz. 6
- WürfelAnz. 12
- KartenschutzhüllenAnz. 2
- WertungsblöckeAnz. 4
- BleistifteAnz. 20
- StifteAnz. 10
- TimerAnz. 4
- SpielgeldschalenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 24
- KaffeetassenAnz. 20
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- SchälchenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
Dekoration
- TischdekorationAnz. 5
- Willkommensschild
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Frage bei der Einladung nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Spielvorlieben und Ernährungswünschen. So kannst du die Spieltische und Snacks einige Tage vorher sinnvoll planen.
- Prüfe die Spiele spätestens eine Woche vorher auf Vollständigkeit. Zähle Karten, Würfel, Spielfiguren und Sonderteile nach und lege Ersatzmaterial wie zusätzliche Würfel, Stifte und Wertungsblöcke bereit.
- Plane pro Tisch etwa 4 bis 6 Personen und stelle die Tische so auf, dass Taschen, Getränke und Snacks nicht in den Spielbereich ragen. Bei mehreren Partien brauchst du außerdem einen klaren Weg zum Buffet.
- Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn und bereite Snacks so vor, dass sie ohne Besteck gegessen werden können. Stelle zusätzlich Gläser, Schälchen und Servierlöffel bereit, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Sei mindestens 60 Minuten vor dem Start vor Ort. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Spiele auslegen, Regeln bereitlegen, das Buffet vorbereiten und die Beleuchtung sowie Musik testen.
Häufige Fragen
- Wie viele Brettspiele brauche ich für einen Brettspielabend?
- Plane ungefähr ein Spiel pro 3 bis 4 erwartete Gäste, ergänzt um 2 bis 3 kurze Ersatzspiele. Bei 20 Personen sind damit etwa 7 bis 10 Spiele sinnvoll, damit Wartezeiten und unterschiedliche Spielvorlieben aufgefangen werden.
- Wie viele Personen sollten an einem Spieltisch sitzen?
- Für die meisten Spiele funktionieren 4 bis 6 Personen pro Tisch gut. Teile die Tische vorab ein und lasse bei Spielen mit längeren Partien möglichst 3 bis 5 Personen zusammenspielen, damit niemand lange warten muss.
- Wann muss ich die Spiele für den Brettspielabend vorbereiten?
- Prüfe und vervollständige die Spiele spätestens 7 Tage vorher. Lege am Veranstaltungstag jedes Spiel mindestens 30 Minuten vor Beginn auf den vorgesehenen Tisch und halte die Regeln griffbereit.
- Wie viel Essen und Getränke brauche ich für einen Brettspielabend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle danach regelmäßig nach. Für Snacks sind etwa 150 bis 250 Gramm pro Person realistisch, abhängig davon, ob zusätzlich ein Buffet oder eine Mahlzeit angeboten wird.
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