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Brettspielabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein gelungener Brettspielabend steht und fällt mit einer guten Vorbereitung. Du brauchst nicht nur genügend Spiele, sondern auch passende Tische, klare Regeln und eine Sitzordnung, die verschiedene Spielrunden ermöglicht. Plane zuerst Termin, Raum und Zielgruppe, verschicke dann die Einladungen und kläre Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Spielmaterial, Getränke und Snacks; am Veranstaltungstag richtest du Empfang, Buffet und Spielecken ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Raum bestätigen

  • Spielthema und Zielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Spielesammlung zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Spielregeln und Erklärung prüfen

    2 Personen

  • Spiele inventarisieren

    2 Personen

  • Fehlende Spielteile ergänzen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Haltbare Snacks bereitstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Spieleinteilung erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Raum leerräumen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Spielecken einrichten

    3 Personen

  • Spiele pro Tisch bereitlegen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Neue Spieler an Tische einteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks nachfüllen

  • Benutzte Gläser einsammeln

  • Spielteile überprüfen

    2 Personen

  • Tische neu anordnen

    2 Personen

  • Herzhafte Häppchen servieren

    2 Personen

  • Endrunde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spiele sortieren und verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Spiele zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BrettspieltischeAnz. 6
  • StühleAnz. 28
  • Buffet-Tisch
  • Garderobenständer
  • TischdeckenAnz. 7

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 24
  • KartenspieleAnz. 8
  • WürfelAnz. 12
  • Behälter für SpielteileAnz. 12
  • SpielanleitungskartenAnz. 12
  • KüchentimerAnz. 6
  • WertungsblöckeAnz. 12
  • BleistifteAnz. 30

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 36
  • KaffeetassenAnz. 24
  • TellerAnz. 36
  • SchälchenAnz. 12
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierbretterAnz. 6

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 30
  • TischschilderAnz. 6
  • GirlandenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • Wischmopp
  • Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane pro Tisch mindestens 1,5 Meter Bewegungsfläche ein und stelle die Spiele erst auf, wenn feststeht, wie viele Gäste tatsächlich kommen. So bleiben Wege zum Buffet und zur Garderobe frei.
  • Prüfe jedes Spiel spätestens eine Woche vorher auf fehlende Karten, Würfel oder Spielfiguren. Lege Spielanleitungen und kleine Behälter für lose Teile direkt zum jeweiligen Spiel.
  • Schicke die Einladung mindestens 14 Tage vorher und bitte um Rückmeldung bis 5 Tage vor dem Abend. Erst danach lohnt sich die endgültige Spieleinteilung und Mengenplanung für Snacks und Getränke.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher. Für das erste Spielstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen und zusätzlich Wasser bereitstellen.
  • Plane für neue oder größere Spiele 10 Minuten Erklärung vor der ersten Runde ein. Namensschilder, Wertungsblöcke und Bleistifte am Empfangstisch verhindern, dass die ersten Spielrunden durch Nachfragen ins Stocken geraten.

Häufige Fragen

Wie viele Spiele brauche ich für einen Brettspielabend?
Plane pro Tisch mindestens 2 bis 3 passende Spiele ein, plus 2 Ersatzspiele. Bei 20 Gästen an vier Tischen sind damit etwa 10 bis 14 Spiele sinnvoll, damit Gruppen wechseln können.
Wie viele Tische brauche ich für einen Brettspielabend?
Rechne mit einem Tisch pro 4 bis 6 Personen, abhängig von der Spielfeldgröße. Für 20 Gäste brauchst du in der Regel 4 bis 5 Spieltische; ein zusätzlicher Tisch für Buffet und Getränke kommt dazu.
Wann sollte ich zum Brettspielabend einladen?
Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 5 Tage vor dem Termin. So kannst du Spiele, Sitzplätze, Snacks und Ernährungswünsche rechtzeitig anpassen.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für einen Spieleabend?
Für die ersten 2 Stunden kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, dazu Wasser und Kaffee oder Tee. Bei Snacks sind mehrere kleine Schalen besser als ein großes Gericht: Plane etwa 150 bis 200 Gramm Knabberzeug pro Gast ein.

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