Bio-Markt organisieren: So planst du den Ablauf

Bei einem Bio-Markt hängen Aufbau, Aussteller und Versorgung eng zusammen. Kläre zuerst Standort, Genehmigung und Standaufteilung, bevor du Zusagen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Lieferzeiten, Strom, Kühlung und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh einen Wetterwechsel ein: Zelte, Beleuchtung und eine trockene Ausweichlösung lassen sich am Markttag nicht improvisieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktstandort bestätigen
2
Marktgenehmigung prüfen
3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
4
Stände reservieren
5
Stromanschlüsse kontrollieren
6
Bio-Aussteller ansprechen
2 Personen
7
Standbetreiber registrieren
2 Personen
8
Standplätze zuweisen
2 Personen
9
Kontaktdaten sammeln
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Markt online veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Lieferantenabsprachen bestätigen
15
Reservierungen vornehmen
16
Beschilderung entwerfen
17
Informationen für Aussteller senden
18
Wettervorhersage prüfen
19
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
20
Programm finalisieren
2 Personen
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Lieferzeiten bestätigen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
25
Kühlwaren entgegennehmen
2 Personen
26
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
27
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
28
Kostproben vorbereiten
3 Personen
29
Namensschilder sortieren
30
Dokumente bereitlegen
31
Gelände inspizieren
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
33
Stände ausladen
4 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Strom anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Standnummern aufhängen
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Standbetreiber betreuen
3 Personen
42
Probierhäppchen anrichten
2 Personen
43
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
44
Kühlboxen füllen
2 Personen
45
Kassen- und Zahlungsstelle testen
2 Personen
46
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
47
Teambriefing geben
3 Personen

Event

48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Infostand besetzen
2 Personen
50
Kostproben servieren
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Tische sauber halten
2 Personen
55
Bestand prüfen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
58
Lichtniveau prüfen
59
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
60
Letzte Verkostungsrunde durchführen
2 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen
62
Verkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Standbetreiber auschecken
3 Personen
64
Restbestände verpacken
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
2 Personen
66
Tische abwischen
2 Personen
67
Stände abbauen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Beleuchtung entfernen
2 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien einladen
4 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Kühlprodukte verarbeiten
2 Personen
75
Wäsche reinigen
76
Lieferanten kontaktieren
77
Fundsachen bearbeiten
78
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 24
BiertischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
SchirmständerAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
SchürzenAnz. 8

Dekoration

BaumwolltischdeckenAnz. 16
Schilder für StandnummernAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
HolzkistenAnz. 24
Baumwoll-EinkaufstaschenAnz. 100
InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 20
KlemmenAnz. 40
SeilAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standort und Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin fest. Erst danach solltest du Stände reservieren und die Flächen verbindlich zuweisen.
Fordere von jedem Aussteller Kontaktdaten, Strombedarf und Ernährungs- oder Kühlanforderungen an. Schicke Lageplan, Aufbauzeit und Lieferfenster spätestens 7 Tage vorher gesammelt weiter.
Prüfe alle Stromanschlüsse mit Verlängerungskabeln vor dem Aufbau. Plane Kühlboxen und Kühlelemente so, dass verderbliche Ware bis zur Ausgabe durchgehend kalt bleibt.
Bestätige Lieferzeiten und Reservierungen 3 bis 5 Tage vor dem Markt erneut. Haltbare Vorräte kannst du früher prüfen; Kühlwaren sollten erst am vereinbarten Liefertag angenommen werden.
Erstelle spätestens eine Woche vorher einen Schichtplan für Einlass, Ausstellerbetreuung, Abfall und Abbau. Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Zelte, Beleuchtung und die festgelegte Alternative.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bio-Markt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Genehmigung und Standaufteilung. Für viele Aussteller, Lieferanten oder ein umfangreiches Programm sind 12 Wochen realistischer.
Wann sollte man die Bio-Aussteller anschreiben?: Sprich die ersten Aussteller etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Markt an. Eine verbindliche Anmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor dem Termin gibt dir Zeit für Standplätze, Kontaktdaten und den Lageplan.
Wie viele Helfer braucht ein Bio-Markt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Aussteller und zusätzlich je eine Person für Einlass, Versorgung und Abfall pro Schicht ein. Bei vier Aufgabenbereichen sind damit mindestens 5 Personen gleichzeitig sinnvoll.
Wann muss der Wetterplan für den Bio-Markt feststehen?: Bestätige die Ausweichlösung spätestens 7 Tage vor dem Termin und prüfe die Vorhersage erneut am Vortag. Zelte, trockene Wege, Beleuchtung und zusätzliche Abfallbehälter sollten dann bereits verfügbar sein.

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