Bibelstudienabend organisieren: die komplette Checkliste
Ein Bibelstudienabend braucht mehr Vorbereitung als nur einen passenden Bibelabschnitt. Du musst Raum, Referent, Anmeldung, Arbeitsmaterialien und Technik aufeinander abstimmen. Plane die Einladungen mehrere Wochen vorher, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. Kurz vor dem Abend geht es vor allem um Ausdrucke, Getränke, Raumaufbau und einen Techniktest. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch alle Aufgaben und benötigten Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Thema festlegen
2 Personen
Gemeindesaal reservieren
Einladungstext schreiben
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Referenten bestätigen
Bibelabschnitt auswählen
2 Personen
Studienprogramm ausarbeiten
2 Personen
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
Präsentation prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Erinnerung senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Bibeln und Arbeitsblätter drucken
Namensschilder vorbereiten
Location-Schlüssel abholen
Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
Technik anschließen
2 Personen
Bibeln bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Brötchen und Obst bereitstellen
2 Personen
Event
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Namensschilder verteilen
Eröffnung betreuen
Bibelstudie begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Gesprächsgruppen begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Vertiefende Studie durchführen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Gemeinsamer Abschluss
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geräte abkoppeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Fenster und Türen kontrollieren
Saal abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- Empfangstisch
- Rednertisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- TeegläserAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TellerAnz. 36
- SuppenschalenAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- TablettsAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Suppenkessel
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 36
- TischschilderAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Thema zuerst fest und reserviere den Gemeindesaal möglichst mehrere Wochen im Voraus. Prüfe dabei auch, wann du den Schlüssel abholen kannst und wie viel Zeit du für den Aufbau brauchst.
- Öffne die Anmeldung mit der Einladung und schließe sie einige Tage vor dem Abend. So kannst du die endgültige Teilnehmerliste erstellen, Ernährungswünsche erfassen und die Menge an Getränken sowie Verpflegung planen.
- Bestätige den Referenten spätestens eine Woche vorher und stimme Bibelabschnitt, Studienprogramm und Gesprächsfragen ab. Eine kurze Probe der Präsentation verhindert, dass Inhalte oder Dateien am Abend fehlen.
- Drucke Bibeln, Arbeitsblätter und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege die Unterlagen nach Sitzordnung oder Gesprächsgruppen zusammen und bereite einige zusätzliche Exemplare für spontane Teilnehmer vor.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein: Saal öffnen, Tische und Stühle stellen, Empfang einrichten sowie Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI- und Verlängerungskabel anschließen. Teste Bild, Ton und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Bibelstudienabend organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Thema, Raum und Referent. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du die Anmeldung einige Tage vor dem Abend schließen kannst.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Bibelstudienabend?
- Rechne für den ersten Abendabschnitt mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser. Kaufe erst nach dem Anmeldeschluss endgültig ein und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.
- Wann sollte ich Bibeln und Arbeitsblätter drucken?
- Drucke die Unterlagen spätestens 2 bis 3 Tage vorher, sobald Bibelabschnitt, Programm und Gesprächsfragen feststehen. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveexemplare bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Bibelstudienabend?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstisch und Technik ein. Sei zusätzlich 15 Minuten vor Beginn fertig, damit verspätete Technikprobleme nicht den Empfang stören.
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