Ein Benefizkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizkonzert müssen künstlerischer Ablauf, Spendenziel und Veranstaltungstechnik zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Ort, Genehmigungen und der Auswahl der Künstler, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Catering und die technische Abstimmung. Plane die letzte Woche nicht nur für Dekoration ein: Geräte testen, Programme drucken, Spendenboxen bereitstellen und Notausgänge kontrollieren werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Künstler festlegen
2 Personen
4
Aufführungsplan erstellen
2 Personen
5
Wohltätigkeitsorganisation auswählen
2 Personen
6
Spendenziel bekanntgeben
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung veröffentlichen
2 Personen
9
Poster verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Spendenboxen organisieren
18
Zahlungsanfragen vorbereiten
19
Programm drucken
2 Personen
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Künstlerinformationen versenden
22
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
23
Geräte testen
2 Personen
24
Lageplan erstellen
25
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
26
Parkhinweise anbringen
2 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
32
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
33
Cateringbereich einrichten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
3 Personen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beleuchtung anbringen
2 Personen
39
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
40
Instrumente bereitstellen
3 Personen
41
Soundcheck durchführen
4 Personen
42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Künstler backstage betreuen
2 Personen
44
Publikum begrüßen
4 Personen
45
Tickets kontrollieren
3 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Spenden erfassen
2 Personen
48
Publikum informieren
49
Auftritte ankündigen
50
Musik abspielen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
58
Künstler betreuen
2 Personen
59
Letzten Spendenaufruf machen
60
Abschließenden Dank aussprechen
61
Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

62
Tonanlage abbauen
3 Personen
63
Instrumente einpacken
3 Personen
64
Spenden sicher verstauen
2 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen
66
Möbel abbauen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
2 Personen
73
Bestand prüfen
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
3 Personen
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
77
Dankesnachricht versenden
2 Personen
78
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
MonitorboxenAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
Laptop
NotenständerAnz. 8
SchalldämmstoffeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
Hintergrundtuch
KlebebandAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2

Catering

SpendendosenAnz. 3
Kasse
Kartenterminal
MenükartenAnz. 4
AllergiekärtchenAnz. 30
GetränkespenderAnz. 3
KühlvitrinenAnz. 2
NamensschilderAnz. 80
ProgrammhefteAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
BargeldschälchenAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege das Spendenziel fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du klar erklären, wofür gesammelt wird und wie Gäste spenden können.
Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vorher ein. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen sowie XLR- und Jackkabel anschließend gemeinsam vor Ort.
Erstelle den Aufführungsplan mit festen Wechselzeiten. Plane pro Programmpunkt mindestens 10 Minuten für Umbauten an Mikrofonständern, Notenständern oder Bühnenelementen ein.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Bestelle das Catering erst danach und rechne die endgültige Gästezahl spätestens 5 Tage vor dem Konzert ab.
Teile Freiwillige für Einlass, Spendenboxen, Catering und Technik ein. Kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn Lageplan, Notausgänge, Beleuchtung und Sitzordnung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Künstlern. Werbung und Einladungen sollten erst starten, wenn diese Grundlagen bestätigt sind.
Wann muss man die Technik für ein Benefizkonzert testen?: Sammle die Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vor dem Termin und teste die komplette Anlage am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Monitorboxen und Mikrofone.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Spendenboxen, eine für das Catering und eine Ansprechperson für die Technik ein. Bei mehr als 50 Gästen sollte zusätzlich eine Person die Sitzplätze und den Ablauf koordinieren.
Wann sollte das Catering für ein Benefizkonzert bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, und bestätige die endgültige Menge spätestens 5 Tage vorher. Halte für Künstler und Helfer außerdem eigene Getränke und Geschirr bereit.

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