Organiser un concert caritatif, étape par étape
Un concert caritatif demande de coordonner à la fois une production musicale et une collecte de dons. Commence par verrouiller la date, le lieu, les autorisations et l’association bénéficiaire avant d’annoncer l’événement. Ensuite, construis le programme, réserve les artistes, ouvre les inscriptions et répartis les bénévoles. Les derniers jours servent surtout aux essais techniques, au plan de salle, au catering et à la préparation des dons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Réserver les artistes
2 personnes
- 4
Établir le programme des spectacles
2 personnes
- 5
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
- 6
Annoncer l’objectif de don
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier la promotion
2 personnes
- 9
Distribuer les affiches
3 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Faire les réservations
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Prévoir des boîtes de dons
- 18
Préparer les demandes de paiement
- 19
Imprimer le programme
2 personnes
- 20
Créer les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Envoyer les informations sur les artistes
- 22
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
- 23
Tester l'équipement
2 personnes
- 24
Créer le plan
- 25
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 26
Afficher les informations de stationnement
2 personnes
Événement
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Balisage de la zone de scène
3 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les chaises
4 personnes
- 31
Aménager l’entrée
3 personnes
- 32
Installer le point de dons
2 personnes
- 33
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 34
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 35
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 36
Préparer les en-cas
4 personnes
- 37
Suspendre la décoration
3 personnes
- 38
Installer l’éclairage
2 personnes
- 39
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 40
Installer les instruments
3 personnes
- 41
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 42
Accueillir les artistes
2 personnes
- 43
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
- 44
Accueillir le public
4 personnes
- 45
Vérifier les billets
3 personnes
- 46
Distribuer le programme
2 personnes
- 47
Enregistrer les dons
2 personnes
- 48
Informer le public
- 49
Annoncer les spectacles
- 50
Passer de la musique
- 51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 52
Servir les boissons
3 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 55
Vider les poubelles
2 personnes
- 56
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 57
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 58
Accompagner les artistes
2 personnes
- 59
Faire un dernier appel aux dons
- 60
Prononcer le mot de remerciement final
- 61
Guider les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 62
Démonter la sono
3 personnes
- 63
Emballer les instruments
3 personnes
- 64
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
- 65
Clôturer la caisse
2 personnes
- 66
Démonter le mobilier
4 personnes
- 67
Retirer la décoration
3 personnes
- 68
Rassembler les déchets
4 personnes
- 69
Faire la vaisselle
3 personnes
- 70
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 72
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 73
Vérifier les stocks
2 personnes
- 74
Retourner les matériels
3 personnes
- 75
Fermer le lieu
2 personnes
- 76
Transférer le montant du don
2 personnes
- 77
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
- 78
Publier les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables pliantesqté 4
- Éléments de podiumqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Caissons de monitoringqté 2
- Boîtiers DIqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles XLRqté 12
- Câbles jackqté 8
- Ordinateur portable
- Pieds de microqté 8
- Tissus d’isolation acoustiqueqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à batterieqté 8
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 12
- Bâche de fond
- Ruban adhésifqté 6
- Décorations de tableqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Plaques à inductionqté 2
Catering
- Boîtes à donsqté 3
- Caisse
- Terminal de paiement
- Panneaux de menuqté 4
- Cartes des allergènesqté 30
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Vitrines réfrigéréesqté 2
- Badges nominatifsqté 80
- Brochures du programmeqté 150
- Braceletsqté 150
- Plateaux pour espècesqté 3
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 8
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant toute promotion : vérifie les autorisations, la capacité d’accueil et les sorties de secours au moins 8 semaines à l’avance.
- Annonce clairement l’objectif de collecte dès l’ouverture des inscriptions. Prévois plusieurs boîtes de dons et prépare les demandes de paiement avant le jour du concert.
- Demande les besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, puis confirme-les 7 jours avant. Cela évite de découvrir trop tard une allergie ou un besoin de matériel spécifique.
- Organise un vrai test technique avant l’arrivée du public : microphones, table de mixage, haut-parleurs, retours, câbles, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
- Prépare le plan de salle, les badges, le programme imprimé et la répartition des bénévoles au plus tard la veille. Garde une personne disponible pendant le concert pour les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, l’association, la communication et la technique sans tout régler dans les derniers jours.
- Quand faut-il réserver les artistes pour un concert caritatif ?
- Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant. Demande ensuite leurs besoins techniques et transmets-leur le programme définitif au moins 7 jours avant l’événement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Pour un concert de petite ou moyenne taille, compte au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en plus d’une personne responsable de la coordination. Prévois une répartition distincte pour l’accueil, les dons, le catering et la technique.
- Quand faire les essais techniques avant le concert ?
- Fais un premier contrôle plusieurs jours avant, puis un essai complet le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Teste chaque microphone, câble, enceinte, retour, éclairage et alimentation électrique.
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