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Benefizabend organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Benefizabend braucht mehr als ein Programm und eine Gästeliste: Spendenzweck, Budget, Genehmigungen, Technik und Verpflegung müssen zusammenpassen. Plane zuerst Ziel, Termin und Ort, danach Programm, Unterstützer und Einladungen. In der letzten Woche zählen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl. Diese Checkliste führt dich durch die 60 Planungsschritte und hilft dir, die 67 benötigten Dinge rechtzeitig zu reservieren, einzukaufen und bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Ziel und Ergebnis festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Auftritte buchen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Möbel reservieren

  • Lichtanlage reservieren

  • Einladung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Spendenzweck erläutern

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Lebensmittel lagern

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Spendenformulare bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Geld sicher abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Einnahmen sicher einzahlen

    2 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Eingangsbereich
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 90
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • Fotowand
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4
  • SeilAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochkörbeAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ServiettenhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandfegerAnz. 2

Verwaltung

  • NamensschilderAnz. 100
  • ProgrammeAnz. 100
  • SpendenformulareAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • GeldkassetteAnz. 2
  • Kartenterminal
  • QR-SpendenkartenAnz. 20
  • Namensschilder aufklebenAnz. 100
  • KassenumschlägeAnz. 10

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 3
  • KabelmattenAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 2
  • Feuerlöscher

Tipps

  • Lege Budget, Spendenziel und Verwendungszweck fest, bevor du Sprecher, Auftritte, Möbel oder Lichttechnik buchst. So kannst du Zusagen und Ausgaben nachvollziehbar dokumentieren.
  • Bestätige die Reservierung der Location spätestens einige Wochen vor dem Abend und prüfe dabei Genehmigungen, Versicherung, Bestuhlung, Buffetbereich und Garderobe. Häufig wird nur der Saal gebucht, nicht aber Tische, Stühle oder Buffetische.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Erst danach lohnt sich die endgültige Gästeliste und die Mengenplanung für Geschirr, Getränke und frische Lebensmittel.
  • Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Plane außerdem LED-Lampen oder Lichterketten ein, wenn Eingangsbereich, Buffet oder Bühne sonst zu dunkel bleiben.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel zuerst und lagere frische Produkte gekühlt. Drucke das Programm erst nach der letzten Änderung und lege am Veranstaltungstag Servierschalen, Servierlöffel, Tabletts sowie Kaffee- und Wasserausstattung gemeinsam bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Budget, Genehmigungen, Versicherung, Programm, Sponsoren und Einladungen noch ohne Zeitdruck klären.
Was muss eine Einladung zum Benefizabend enthalten?
Nenne Termin, Einlasszeit, Ort, Ablauf, Anmeldemöglichkeit und den konkreten Spendenzweck. Verschicke die Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Abend und sende 7 Tage vorher eine Erinnerung.
Wann braucht man die endgültige Gästeliste?
Schließe die Gästeliste ungefähr 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Ernährungswünsche, Sitzplätze, Geschirr, Getränke und die Größe des Buffets verlässlich planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Benefizabend?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Aufbau und Technik ein. Darin enthalten sind Möbel, Buffet, Dekoration, Beleuchtung, Tonprobe, Programmzettel und die Vorbereitung des Eingangsbereichs.

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