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Checklist pour organiser une soirée caritative

Une soirée caritative réussie repose sur un objectif clair, un budget suivi et un déroulé préparé à l’avance. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve rapidement le mobilier, la sonorisation et les éventuels intervenants. Les invitations, les dons et les besoins alimentaires demandent aussi un suivi précis. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux achats et aux dernières vérifications avant l’accueil des invités.

Utiliser ce plan

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Déterminer l’objectif et le rendement

    2 personnes

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Réserver les intervenants et les spectacles

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Confirmer la réservation du lieu

  • Faire la réservation du mobilier

  • Faire une réservation de matériel sonore

  • Rédiger l’invitation

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

  • Accrocher les affiches

    2 personnes

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Expliquer l’objectif de don

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel aux invités

  • Établir la liste définitive des invités

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Stocker les denrées non périssables

    2 personnes

  • Réfrigérer les produits frais

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les formulaires de don

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Installer l’éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre le buffet en place

    3 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Suivre le buffet

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Accompagner les spectacles

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

  • Clôturer la caisse en sécurité

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Déposer les recettes en sécurité

    2 personnes

  • Annoncer le montant récolté

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 90
  • Tables de buffetqté 3
  • Bureau d’accueil
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 100
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Verresqté 120
  • Tasses à caféqté 90
  • Couteauxqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 8

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Ordinateur portable
  • Écran de présentation
  • Batteries externesqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

  • Nappesqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Compositions floralesqté 8
  • Bougeoirsqté 12
  • Bougies LEDqté 24
  • Mur photo
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Cordeqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Paniers de cuisinierqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Thermosqté 6
  • Cuillères à glaceqté 2
  • Tire-bouchonsqté 3
  • Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Balayetteqté 2

Administration

  • Badges nominatifsqté 100
  • Programmesqté 100
  • Formulaires de donqté 100
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 4
  • Caisseqté 2
  • Terminal de paiement
  • Cartes de don QRqté 20
  • Badges adhésifsqté 100
  • Enveloppes de caisseqté 10

Sécurité

  • Lampes de pocheqté 3
  • Passe-câblesqté 6
  • Ruban de balisageqté 2
  • Extincteur

Conseils

  • Fixe l’objectif financier avant de préparer le programme : indique clairement à quoi serviront les dons et prévois un moyen simple de communiquer le montant collecté.
  • Réserve la sonorisation, les micros sans fil et le mobilier dès que le lieu est confirmé. Vérifie aussi le nombre de prises disponibles et prévois des rallonges et multiprises adaptées.
  • Envoie les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions, puis relance les invités avant l’événement. Arrête une liste définitive afin d’ajuster les assiettes, verres, couverts et chaises.
  • Demande les régimes alimentaires lors de l’inscription, puis conserve les produits frais au froid et les denrées non périssables dans un espace séparé jusqu’au service.
  • Prépare et imprime le programme avant l’arrivée des invités. Garde une copie pour l’équipe et vérifie le fonctionnement des microphones, de la musique et de l’éclairage avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée caritative ?
Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, les intervenants et le matériel, envoyer les invitations et organiser la collecte de dons. Commence plus tôt si la date est très demandée ou si le programme comprend plusieurs prestations.
Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?
Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la soirée. Fais une relance 10 à 14 jours avant la date, puis prépare la liste définitive environ 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par invité ?
Prévois au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre et un jeu complet de couverts par personne. Ajoute 10 à 15 % de réserve pour les remplacements et les invités ajoutés au dernier moment.
Quand faire les achats pour une soirée caritative ?
Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant et les produits frais la veille ou le jour même, selon leur conservation. Contrôle la liste des achats après avoir arrêté le nombre définitif d’invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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Gratuit pour commencer — sans carte bancaire.