Befreiungsfestival organisieren: Schritt für Schritt

Beginne beim Befreiungsfestival mit Datum, Ort und den nötigen Genehmigungen – erst danach lassen sich Programm, Technik und Verpflegung zuverlässig planen. Bestätige Musiker und Lieferanten früh und teile die Aufgaben auf mehrere Freiwillige auf. In der letzten Woche prüfst du Lageplan, Stromanschlüsse, Tonanlage und Anmeldungen. Am Veranstaltungstag helfen klare Zeitfenster: erst Aufbau und Technik, dann Buffet und Getränke, anschließend Einlass und Programm.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Versicherung prüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm zusammenstellen
3 Personen
8
Musiker bestätigen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Lieferanten bestätigen
2 Personen
11
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Wegbeschreibung versenden
15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
16
Tonanlage testen
2 Personen
17
Bestände zählen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks einkaufen
2 Personen
22
Gemüse waschen
2 Personen
23
Saucen portionieren
2 Personen
24
Geschirr bereitstellen
2 Personen
25
Freiwilligenanweisungen verteilen
2 Personen
26
Gelände inspizieren
2 Personen
27
Zelte aufbauen
6 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
31
Musikanlage anschließen
3 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Stromkabel sichern
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Fahnen aufstellen
3 Personen
37
Bar einrichten
3 Personen
38
Buffet aufbauen
3 Personen
39
Snacks auslegen
3 Personen
40
Infotisch einrichten
2 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
44
Programm aufhängen
2 Personen
45
Letzte Tonkontrolle durchführen
2 Personen

Event

46
Türen und Eingang öffnen
3 Personen
47
Besucher empfangen
4 Personen
48
Programm vorstellen
49
Musikprogramm begleiten
2 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet nachfüllen
3 Personen
54
Diätgerichte servieren
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten auffüllen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Fotoecke betreuen
59
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
60
Lichtshow steuern
61
Letzte Runde ankündigen
62
Besucher verabschieden
3 Personen
63
Bar schließen
3 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Essen sicher verstauen
3 Personen
66
Getränke wegräumen
2 Personen
67
Geschirr sammeln
4 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Gelände fegen
3 Personen
70
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
71
Geräte abbauen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Zelte abbauen
6 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand verstauen
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
DeckenAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
GetränkekistenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
BarunterlagenAnz. 3
WasserkannenAnz. 8
Einkäufe

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
Laptop

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
AußenlampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
BefreiungsfahnenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdekorationAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
InfotafelnAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Sonstiges

KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PartyzeltgewichteAnz. 16

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch, ob Bühne, Partyzelte oder Lautsprecher besondere Vorgaben am Veranstaltungsort auslösen.
Bestätige Musiker, Lieferanten und Reservierungen spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Schicke Gästen in derselben Woche die Wegbeschreibung und erfasse Ernährungswünsche, damit das Buffet nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Klapptische, Klappstühle, Partyzelte und Technik ein. Kontrolliere Stromanschlüsse und teste aktive Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone vor dem Eintreffen der Gäste.
Zähle Geschirr, Gläser, Besteck, Getränkekisten und Kühlboxen 2 Tage vorher. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Snacks, Gemüse, Saucen und Buffetbehälter werden erst nach dem Technikcheck bereitgestellt.
Verteile Freiwilligenanweisungen und Schichtzeiten spätestens 3 Tage vorher. Benenne eine Person für Technik, eine für Getränke und eine für das Buffet, statt alle Fragen bei der Veranstaltungsleitung zu sammeln.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Befreiungsfestival planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Ort und Musiker kommen zuerst; Einladungen und Anmeldungen folgen, sobald diese Grundlagen feststehen.
Wann sollte man die Musiker für ein Befreiungsfestival bestätigen?: Bestätige Musiker spätestens 6 Wochen vor dem Termin und schriftlich erneut 14 Tage vorher. So bleiben Zeit für Programmänderungen, Technikabsprachen und einen Ersatzplan.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Befreiungsfestivals?: Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Partyzelte, Bühne und Tonanlage ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wann müssen Getränke und Verpflegung vorbereitet werden?: Kühle Getränke am Vortag und prüfe Bestände sowie Einkaufsliste 2 Tage vorher. Gemüse, Saucen, Geschirr und Buffetbehälter bereitest du am Veranstaltungstag nach dem Aufbau vor.

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