Zo organiseer je een Bevrijdingsfestival
Begin niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en toestemming. Daarna leg je het programma vast, bevestig je muzikanten en leveranciers en werk je de plattegrond uit. Bij een Bevrijdingsfestival bepalen stroom, geluid, publieksstromen en vrijwilligersindeling vaak of de dag soepel verloopt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, test de geluidsapparatuur vooraf en zet het draaiboek klaar voordat de opbouw begint.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
2 personen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma samenstellen
3 personen
- 8
Muzikanten bevestigen
2 personen
- 9
Reserveringen maken
2 personen
- 10
Leveranciers bevestigen
2 personen
- 11
Plattegrond uitwerken
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Draaiboek afdrukken
- 14
Routebeschrijving versturen
- 15
Stroompunten controleren
2 personen
- 16
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 17
Voorraad tellen
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes inkopen
2 personen
- 22
Groenten wassen
2 personen
- 23
Sausjes portioneren
2 personen
- 24
Servies klaarzetten
2 personen
- 25
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen
- 26
Terrein inspecteren
2 personen
- 27
Tenten opbouwen
6 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 31
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 32
Microfoons testen
2 personen
- 33
Verlichting ophangen
3 personen
- 34
Stroomkabels beveiligen
2 personen
- 35
Versiering ophangen
3 personen
- 36
Vlaggen plaatsen
3 personen
- 37
Bar inrichten
3 personen
- 38
Buffet inrichten
3 personen
- 39
Hapjes uitstallen
3 personen
- 40
Informatietafel inrichten
2 personen
- 41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
- 43
EHBO-koffer klaarzetten
- 44
Programma ophangen
2 personen
- 45
Laatste geluidscheck uitvoeren
2 personen
Event
- 46
Deuren en entree openen
3 personen
- 47
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 48
Programma toelichten
- 49
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
- 50
Hapjes serveren
4 personen
- 51
Dranken serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Buffet bijvullen
3 personen
- 54
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Toiletten bijvullen
- 57
Tafels schoonhouden
2 personen
- 58
Fotohoek begeleiden
- 59
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 60
Lichtshow bedienen
- 61
Laatste ronde aankondigen
- 62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 63
Bar sluiten
3 personen
Nazorg
- 64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 65
Eten veilig opbergen
3 personen
- 66
Dranken opruimen
2 personen
- 67
Servies verzamelen
4 personen
- 68
Afval verzamelen
4 personen
- 69
Terrein vegen
3 personen
- 70
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
- 71
Apparatuur demonteren
3 personen
- 72
Versiering verwijderen
3 personen
- 73
Tenten afbreken
6 personen
- 74
Locatie schoonmaken
4 personen
- 75
Servies afwassen
3 personen
- 76
Materialen inventariseren
2 personen
- 77
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 78
Restvoorraad opbergen
2 personen
- 79
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 100
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Kleedjesaantal 12
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbladenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Drankkrattenaantal 12
- Chafing dishesaantal 4
- Buffetbakkenaantal 8
- Serveertangenaantal 10
- Barbladenaantal 3
- Waterkannenaantal 8
- Boodschappen
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekerkabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Laptop
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 10
- Buitenlampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 12
- Bevrijdingsvlaggenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 150
- Tafeldecoratieaantal 12
- Programmapostersaantal 10
- Informatiebordenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesse naantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koekenpannenaantal 2
- Warmhoudplatenaantal 4
- Flessenopenersaantal 6
- Kurketrekkersaantal 3
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Overig
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Partytentgewichtenaantal 16
Tips
- Controleer vergunningen, verzekering en stroompunten minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Noteer ook waar podium, partytenten, bar, buffet en publieksroutes komen op de plattegrond.
- Bevestig muzikanten, reserveringen en leveranciers uiterlijk 3 weken voor het festival. Vraag meteen naar aankomsttijd, benodigde aansluitingen en wat zij zelf meenemen.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedere ploeg een korte schriftelijke instructie. Zorg voor aparte aanspreekpunten voor ontvangst, catering, techniek en opruimen.
- Test actieve speakers, mengpaneel, microfoons en luidsprekerkabels minstens 1 dag vooraf op de echte stroompunten. Leg kabels zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
- Tel voorraad, servies en cateringmateriaal de dag voor het festival en koel dranken tijdig. Zet waterkannen, glazen, buffetbakken en serveertangen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Bevrijdingsfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Plan het programma en bevestig muzikanten en leveranciers ongeveer 3 weken voor de festivaldag.
- Hoe maak je een draaiboek voor een Bevrijdingsfestival?
- Zet per onderdeel een tijd, verantwoordelijke en locatie in het draaiboek: opbouw, techniek, ontvangst, programma, catering en afbouw. Druk de definitieve versie uiterlijk 1 dag vooraf af en deel hem uit aan de vrijwilligers.
- Wanneer test je de geluidsapparatuur op een festival?
- Test speakers, mengpaneel, microfoons en kabels minstens 1 dag vooraf op de geplande stroompunten. Doe op de festivaldag nog een korte soundcheck voordat het publiek binnenkomt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bevrijdingsfestival?
- Maak per taak minimaal één verantwoordelijke en plan extra mensen tijdens opbouw, ontvangst en afbouw. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat vrijwilligers niet de hele dag dezelfde post bezetten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!