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Barista-Workshop organisieren: die praktische Checkliste

Ein Barista-Workshop braucht mehr Vorbereitung als Kaffee, Tassen und eine Espressomaschine. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen, die Ausrüstung prüfen und für jede Person einen passenden Arbeitsplatz einrichten. Bestelle Kaffeebohnen und Catering frühzeitig, damit Lieferung und Mengen am Veranstaltungstag stimmen. Diese Checkliste führt dich von der Location und den Einladungen bis zur Einführung, zur Espresso-Demonstration und zur Verkostung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshop-Location bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kaffeelieferung bestellen

  • Catering bestellen

  • Reservierungen vornehmen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Kaffeeausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen portionieren

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Arbeitsstationen einteilen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeeausrüstung aufbauen

    2 Personen

  • Milch gekühlt bereitstellen

  • Arbeitsblätter und Handouts bereitlegen

  • Probierkaffee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop-Einführung geben

  • Kaffeebohnen und Mahlgrad erläutern

  • Espresso vorführen

  • Teilnehmende Espresso machen lassen

    3 Personen

  • Kaffee und Gebäck servieren

    2 Personen

  • Milchschaum demonstrieren

  • Cappuccinos zubereiten lassen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Latte Art demonstrieren

  • Latte Art üben lassen

    3 Personen

  • Kaffeeverkostung begleiten

    2 Personen

  • Herzhafte Häppchen servieren

    2 Personen

  • Abschluss und Fragerunde moderieren

Nachbereitung

  • Kaffeemaschinen ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Produkte kühlen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Tische und Stühle zurückstellen

    2 Personen

  • Ausrüstung trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • TeilnehmerstühleAnz. 30
  • Präsentationstisch
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 3

Ausstattung

  • EspressomaschinenAnz. 3
  • KaffeemühlenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • Digitale WaagenAnz. 6
  • Barista-ArbeitsmattenAnz. 6
  • MilchthermometerAnz. 6
  • ShotgläserAnz. 12

Küche

  • MilchkännchenAnz. 12
  • TampermattenAnz. 6
  • Kaffee schöpfenAnz. 6
  • KaffeelöffelAnz. 30
  • MessbecherAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 36
  • WassergläserAnz. 36
  • DesserttellerAnz. 36
  • GebäckgabelnAnz. 36
  • ServierbretterAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3

Catering

  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • KaffeebohnenkörbeAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 30
  • Workshop-HandoutsAnz. 30
  • Einkäufe

Reinigung

  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Tipps

  • Plane die Arbeitsstationen mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Pro Station sollten Espressomaschine, Kaffeemühle, Waage, Barista-Matte, Tampermatte und Milchthermometer vollständig bereitliegen.
  • Bestelle Kaffeebohnen und Catering nicht erst am Vortag. Kläre die benötigte Menge spätestens 7 Tage vorher und berücksichtige dabei angemeldete Ernährungswünsche.
  • Baue die Kaffeeausrüstung vor Beginn komplett auf und führe einen Testlauf durch. Prüfe dabei Wasser, Mahlgrad, Waagen und Espressomaschinen, damit die erste Vorführung nicht zur Fehlersuche wird.
  • Bereite die Teilnehmerinformationen und Handouts spätestens 2 Tage vor dem Workshop vor. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste am Empfang hilft dir, Anmeldungen und kurzfristige Änderungen schnell zu kontrollieren.
  • Richte den Empfangstisch vor dem Aufbau der Arbeitsstationen ein und stelle Probierkaffee, Wasser und Geschirr bereit. Rechne für die Begrüßung mindestens 15 Minuten ein, bevor die Einführung beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Barista-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Location, Einladungen und Anmeldungen. Kaffeelieferung, Catering und Reservierungen solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin bestätigen.
Was braucht jeder Arbeitsplatz bei einem Barista-Workshop?
Plane mindestens eine Espressomaschine, Kaffeemühle, digitale Waage, Barista-Arbeitsmatte, Tampermatte und ein Milchthermometer pro Station ein. Ergänze Shotgläser, Milchkännchen und Kaffeelöffel für die praktischen Übungen.
Wann soll die Kaffeeausrüstung aufgebaut werden?
Baue die Ausrüstung mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang auf. So bleibt Zeit für einen Testlauf, das Einstellen des Mahlgrads und das Vorbereiten des Probierkaffees.
Wie organisiere ich die Teilnehmer eines Barista-Workshops?
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vorher und verschicke die Teilnehmerinformationen 2 bis 3 Tage vor dem Workshop. Teile die Personen vorab den Arbeitsstationen zu und drucke die Liste zusätzlich aus.

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