Barbecuefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Barbecuefestival braucht mehr als Grills und Fleisch. Lege zuerst Termin, Ort, Budget und Genehmigungen fest, bevor du Lieferanten und Reservierungen bestätigst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Menüplanung und die Aufteilung des Geländes. Kurz vor dem Termin müssen Kühlung, Strom, Lieferungen, Helfer und Wetterplan zusammenpassen. Die Checkliste führt dich durch alle 79 Aufgaben und 76 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Budget festlegen
Genehmigungen prüfen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
Allergenliste erstellen
Geländeaufteilung erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Anweisungen für Freiwillige erstellen
Kontaktdaten des Teams teilen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke abholen
2 Personen
Mietmaterial abholen
2 Personen
Fleisch gekühlt lagern
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Marinaden zubereiten
2 Personen
Fleisch marinieren
2 Personen
Desserts portionieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Gelände freimachen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Grill aufstellen
3 Personen
Gasflaschen anschließen
2 Personen
Holzkohle bereitstellen
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Soßen bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Arbeitstische desinfizieren
2 Personen

Event

Grills vorheizen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Fleisch grillen
4 Personen
Vegetarische Produkte grillen
2 Personen
Brot und Gemüse grillen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Gerichte servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
Temperaturen kontrollieren
2 Personen
Letzte Bestellungen bearbeiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Grills ausschalten
3 Personen
Speisen gekühlt wegstellen
3 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Musikanlage abkoppeln
2 Personen
Zelte und Grills abbauen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
ArbeitstischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
TellerständerAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
GastronormbehälterAnz. 12
AluminiumschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
QuetschflaschenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 10
OfenhandschuheAnz. 6
KüchenschürzenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
LebensmittelthermometerAnz. 4

Ausstattung

GasgrillsAnz. 3
HolzkohlegrillsAnz. 2
GasflaschenAnz. 4
GasdruckreglerAnz. 4
FeuerzeugeAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kartenterminal
Musikanlage
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
FeuerlöscherAnz. 3
Hitzebeständige MattenAnz. 5
KabeltrommelnAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
MenükartenAnz. 4
AllergenhinweisschilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 8
InfotafelAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischsetsAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3
ToilettenrohrreinigerAnz. 2
WarnschilderAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkekästenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
Kassabox
ArmbänderAnz. 150
SpeisekartenAnz. 100
PreisschilderAnz. 30
KühlvitrinenAnz. 2

Tipps

Plane die Portionen erst nach dem Anmeldeschluss: Rechne Menü, Beilagen und Getränke getrennt und halte die erfassten Allergien direkt neben der Allergenliste bereit.
Prüfe Stromanschlüsse und Grillaufstellung spätestens 7 Tage vorher. Gasgrills, Holzkohlegrills, Arbeitstische und Kühlboxen brauchen einen festen Platz, der Wege und Buffet nicht blockiert.
Bestätige jede Lieferung und Reservierung 2 bis 3 Tage vor dem Festival. So bemerkst du fehlende Festzelt-, Tisch- oder Mietausstattung noch rechtzeitig für eine Ersatzlösung.
Bereite Gemüse, Salate und Marinaden am Vortag vor, lagere Fleisch durchgehend gekühlt und kontrolliere die Temperatur mit einem Lebensmittelthermometer. Kühlboxen sollten nicht erst am Veranstaltungstag gesucht werden.
Teile Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und sende ihnen spätestens am Vorabend Einsatzplan, Treffpunkt und Teamkontakte. Eine Person sollte ausschließlich Lieferungen und Nachschub koordinieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Barbecuefestival organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Festival starten, damit Menü und Mengen planbar werden.
Wie viel Fleisch braucht man pro Person beim Barbecuefestival?: Plane für Erwachsene ungefähr 250 bis 350 Gramm rohes Fleisch ein, abhängig von Beilagen und Dauer. Für ein Festival mit mehreren Stunden solltest du zusätzlich vegetarische Portionen und Reserven für etwa 10 Prozent der Gäste einrechnen.
Wann sollte man die Getränke für ein Barbecuefestival kaufen?: Hole haltbare Getränke 2 bis 3 Tage vorher ab und lagere sie kühl. Lege pro erwachsene Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke zurück und plane bei warmem Wetter zusätzlichen Wassernachschub ein.
Was muss man am Tag vor dem Barbecuefestival vorbereiten?: Wasche und schneide Gemüse, bereite Salate und Marinaden vor und prüfe Grills, Kühlboxen, Geschirr sowie Servierbesteck. Bestätige außerdem Helfer, Lieferungen und die Wettervorhersage spätestens am Vorabend.

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