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Barbecue-Messe organisieren: die komplette Checkliste

Eine Barbecue-Messe braucht mehr Vorbereitung als nur Grills und Fleisch. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kühlung, Zelte, Sitzplätze und einen sicheren Aufbau vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Anzünden der Grills durch die 45 Planungsschritte. Besonders leicht vergessen werden getrennt verpackte vegetarische Produkte, zusätzliche Kühlmöglichkeiten und die Beleuchtung für den späteren Abend.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherlist abschließen

  • Grills reservieren

  • Zusätzliche Kühlung organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frischeprodukte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Fleisch und Gemüse marinieren

    2 Personen

  • Vegetarische Produkte getrennt verpacken

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Grills sicher aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Gemüse und Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Dips und Brot bereitstellen

    2 Personen

  • Grills anzünden

    2 Personen

  • Hygienepunkte prüfen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Erste Grillrunde vorbereiten

    3 Personen

  • Gerichte servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Zweite Grillrunde vorbereiten

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Grills sicher löschen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 10
  • BiertischeAnz. 4
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • GrillsAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • Aluminium-GrillschalenAnz. 12
  • KüchenzangenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • SpeisekartenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • Besen und KehrschaufelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Besucher- und Ernährungswunschliste spätestens einige Tage vor dem Einkauf ab. So kannst du Fleisch, Gemüse und vegetarische Produkte getrennt planen und verpacken.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungstag erneut. Partyzelte, Tische, Stühle und Beleuchtung müssen vor dem Eintreffen der Gäste am Veranstaltungsort stehen.
  • Plane zusätzliche Kühlung ein, nicht nur für Getränke. Frischeprodukte, marinierte Zutaten und Salate müssen bis zur Ausgabe durchgehend gekühlt bleiben.
  • Stelle die Grills sicher und mit ausreichend Abstand zu Zelten, Tischen und Laufwegen auf. Zünde sie erst an, wenn Buffet, Getränke und die wichtigsten Vorbereitungen abgeschlossen sind.
  • Kühle Getränke frühzeitig und fülle Eisbehälter nach, bevor das Buffet geöffnet wird. Stelle außerdem Abfallbehälter, Servierbesteck und Reinigungsmaterial an gut erreichbaren Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Barbecue-Messe planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die Besucherzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens einige Tage vor dem Einkauf feststehen.
Wie viel Kühlung braucht eine Barbecue-Messe?
Plane mindestens eine Kühlmöglichkeit für Getränke und eine getrennte Kühlung für Fleisch, Gemüse und Salate ein. Für größere Gruppen sind zusätzliche Kühlboxen oder Eisbehälter sinnvoll, damit die Frischeprodukte nicht ungekühlt stehen.
Wann sollte man Fleisch und Gemüse marinieren?
Mariniere Fleisch und Gemüse am Vortag, sofern die Zutaten dafür geeignet sind, und lagere alles sofort gekühlt. Vegetarische Produkte verpackst du getrennt, damit es keine Vermischung gibt.
Wann muss der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?
Beginne etwa 2 bis 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. In dieser Zeit lassen sich Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Beleuchtung, Getränke und sicher aufgestellte Grills ohne Zeitdruck vorbereiten.

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