LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Ballettaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Ballettaufführung müssen Programm, Bühne und Besucherablauf gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Saal fest, danach folgen Programm, Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen. In der letzten Woche zählen vor allem Kostüme, Musikdateien, Licht, Technik und die Beschilderung vor Ort. Plane außerdem Zeit für eine vollständige Technikprobe und mindestens 60 Minuten für Aufbau und Einlassvorbereitung ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Saal festlegen

  • Vorführungsprogramm festlegen

    2 Personen

  • Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm an die Druckerei schicken

  • Ticketverkaufsliste aktualisieren

  • Tänzerliste überprüfen

  • Kostüme inventarisieren

    2 Personen

  • Kostüme anpassen

    2 Personen

  • Dekorationsteile prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

  • Lichtkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Bühnenaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Besucherlenkung ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

  • Catering bestellen

  • Technik proben

    3 Personen

  • Programmhefte abholen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Dekorelemente beschriften

    2 Personen

  • Technik-Set bereitstellen

    3 Personen

  • Raumaufteilung markieren

    2 Personen

  • Eingangstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Licht aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufstellen

    3 Personen

  • Backstage einrichten

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Kostüme pro Szene ordnen

    3 Personen

  • Bühnenboden reinigen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichtmodi testen

    2 Personen

Event

  • Tänzer empfangen

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Vorstellungsbeginn betreuen

  • Ersten Teil durchführen

    12 Personen

  • Kostümwechsel begleiten

    4 Personen

  • Musik und Licht bedienen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenraum sauber halten

    2 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Zweiten Teil durchführen

    12 Personen

  • Finale betreuen

    4 Personen

  • Applausmoment begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Tänzer mit einer Mahlzeit versorgen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kostüme einsammeln

    3 Personen

  • Deko abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Backstage reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme reinigen und verstauen

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PublikumssitzeAnz. 180
  • BistrotischeAnz. 12
  • Empfangstisch
  • UmkleidestühleAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 8
  • KlappischeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Laptop
  • Laptop-Ladegerät
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Bedienfeld
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • HintergrundvorhangAnz. 2
  • BühnentücherAnz. 4
  • DekorplattenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Eingangsschild
  • WegweiserAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 100
  • DessertlöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Catering

  • ProgrammhefteAnz. 200
  • NamensaufkleberAnz. 80
  • ServiettenAnz. 250
  • KleiderhüllenAnz. 40
  • KleideretikettenAnz. 80
  • ArmbänderAnz. 200
  • GeschirrtücherAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionssprayAnz. 4
  • KleiderrollerAnz. 6
  • WäschekörbeAnz. 6
  • HandschuheAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 2

Tipps

  • Schicke das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vor der Aufführung an die Druckerei. Dann bleiben meist noch einige Werktage, um Namen, Reihenfolge und Uhrzeiten zu prüfen.
  • Überprüfe die Tänzerliste und die Kostüme nicht erst am Aufführungstag. Plane eine Anprobe mindestens 7 Tage vorher ein und lege jedes Kostüm anschließend pro Auftritt bereit.
  • Prüfe Musikdateien, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Ladegerät gemeinsam bei der Technikprobe. Teste dabei auch jedes Funkmikrofon und sichere die Dateien zusätzlich auf einem zweiten Gerät.
  • Plane die Besucherlenkung vom Eingang bis zu den Publikumssitzen. Ein Empfangstisch, ein Eingangsschild und Wegweiser sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass stehen.
  • Kühle Getränke erst nach dem Aufbau, damit sie nicht unnötig lange herumstehen. Erfasse Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung und rechne bei Getränken für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 pro Person.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Ballettaufführung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Programm. Einladungen, Reservierungen und Kostümanpassungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte die Technikprobe für eine Ballettaufführung stattfinden?
Plane die vollständige Technikprobe spätestens am Vortag oder mehrere Stunden vor Beginn ein. Rechne für Musik, Licht, Mikrofone und Bühnenaufteilung mindestens 90 Minuten ein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Ballettaufführung?
Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bestelle zusätzlich Wasser für Tänzerinnen, Tänzer und Helfende und stelle die Gläser vor dem Einlass bereit.
Wann müssen die Programmhefte fertig sein?
Gib das Programm 10 bis 14 Tage vorher an die Druckerei und hole die fertigen Hefte spätestens am Vortag ab. So kannst du fehlende Exemplare oder Druckfehler noch rechtzeitig klären.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!