Checklist voor het organiseren van een balletvoorstelling
Een balletvoorstelling vraagt om meer dan een podium en dansers. Je moet de zaal, kaartverkoop, kostuums, decor, muziek en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna terug vanaf de speeldag. In het plan staan 72 taken en 61 spullen, zodat je ook details zoals publieksrouting, kleedkamers, programmaboekjes en kabels niet pas tijdens de generale repetitie ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal vastleggen
Voorstellingsprogramma bepalen
2 personen
Draaiboek opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma naar drukker sturen
Kaartverkooplijst bijwerken
Danserslijst controleren
Kostuums inventariseren
2 personen
Kostuums aanpassen
2 personen
Decorstukken controleren
2 personen
Muziekbestanden controleren
Lichtplan uitwerken
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Publieksrouting uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Catering bestellen
Techniek repeteren
3 personen
Programmaboekjes ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Decorstukken labelen
2 personen
Techniekset klaarzetten
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Entreebalie voorbereiden
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Decor opstellen
3 personen
Backstage inrichten
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums per scène ordenen
3 personen
Podiumvloer schoonmaken
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Event
Dansers ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Voorstellingsopening verzorgen
Eerste deel uitvoeren
12 personen
Kostuumwissels begeleiden
4 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Tweede deel uitvoeren
12 personen
Finale begeleiden
4 personen
Applausmoment verzorgen
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe afronden
2 personen
Dansers voorzien van maaltijd
3 personen
Nazorg
Kostuums verzamelen
3 personen
Decor afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Backstage schoonmaken
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Kostuums reinigen en opbergen
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 180
- Bistrotafelsaantal 12
- Entreetafel
- Kleedkamerstoelenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptop
- Laptoplader
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Bedieningspaneel
- LED-lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Achterdoekaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Decorpanelenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Entreebord
- Richtingsbordenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 100
- Dessertlepelsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveerkommenaantal 12
Catering
- Programmaboekjesaantal 200
- Naamstickersaantal 80
- Servettenaantal 250
- Kledinghoezenaantal 40
- Kledinglabelsaantal 80
- Polsbandjesaantal 200
- Theedoekenaantal 12
- Koelelementenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfecterende sprayaantal 4
- Kledingrolleraantal 6
- Wasmandenaantal 6
- Handschoenenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 2
Tips
- Leg datum en zaal eerst vast en werk daarna met vaste mijlpalen: programma en draaiboek vroeg, drukwerk en reserveringen daarna, en techniek uiterlijk tijdens een aparte repetitie controleren.
- Controleer kostuums niet alleen op aantallen, maar pas ze tijdig aan en leg ze per danser of scène klaar. Kledingrekken en kleedkamerstoelen zijn op de speeldag snel vergeten.
- Test muziek, speakers, mengpaneel, laptop, microfoons en podiumspots samen. Label verlengkabels en stekkerdozen met gaffer tape, zodat de opbouw niet stilvalt door één ontbrekende aansluiting.
- Werk publieksrouting uit vóór je stoelen en entree inricht. Plaats de entree- en richtingsborden, houd looppaden vrij en reserveer een duidelijke plek voor de kaartverkooplijst.
- Plan catering en dranken op basis van het aantal aanmeldingen en dieetwensen. Koel dranken pas op het laatste geschikte moment en tel programmaboekjes, waterglazen, kopjes en servies bij ontvangst na.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een balletvoorstelling organiseren?
- Leg datum en zaal bij voorkeur minstens 3 tot 6 maanden vooraf vast. Stuur uitnodigingen en regel kaartverkoop zodra programma, capaciteit en aanmeldprocedure definitief zijn.
- Wanneer moet het draaiboek voor een balletvoorstelling klaar zijn?
- Maak een eerste versie uiterlijk 4 weken voor de voorstelling. Werk die in de laatste 7 dagen bij met definitieve danserslijsten, vrijwilligers, techniek, publieksrouting en catering.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische repetitie?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor muziek, lichtplan, podiumindeling en microfoons. Plan daarnaast tijd voor een korte volledige doorloop, zodat wissels en opkomsten niet pas voor publiek worden getest.
- Wanneer moet ik programmaboekjes en decor voor een balletvoorstelling regelen?
- Stuur het programma minstens 2 weken voor de voorstelling naar de drukker en haal de programmaboekjes uiterlijk 2 dagen vooraf op. Controleer decorstukken, achterdoek en podiumdoeken tijdens de laatste repetitie en label ze daarna per gebruiksmoment.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!