So organisierst du ein Autokino ohne Pannen

Bei einem Autokino entscheidet nicht nur der Film über den Ablauf. Du brauchst ein Gelände mit klarer Verkehrsroute, eine getestete Bild- und Tonlösung und einen Parkplan, der auch bei Dunkelheit funktioniert. Beginne mit Datum, Gelände und Filmrechten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Techniktests und die genaue Einrichtung vor Ort. Die meisten Probleme entstehen, wenn Strom, Untertitel, Einweisung oder Wetter erst am Veranstaltungstag geprüft werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände bestätigen
2
Filmrechte regeln
3
Filmprogramm festlegen
2 Personen
4
Technik reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
9
Verkehrsroute ausarbeiten
2 Personen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Lieferungen bestätigen
12
Wettervorhersage prüfen
13
Besucherliste ausdrucken
14
Drehbuch ausdrucken
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Geräte testen
2 Personen
17
Film und Untertitel testen
2 Personen

Event

18
Kühlboxen füllen
2 Personen
19
Gelände inspizieren
2 Personen
20
Parkplätze markieren
4 Personen
21
Bildschirm aufbauen
4 Personen
22
Projektor und Ton anschließen
3 Personen
23
Strom und Kabel sichern
2 Personen
24
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
3 Personen
25
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
26
Snackbuffet aufbauen
3 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Crew einweisen
2 Personen
29
Besucher empfangen
4 Personen
30
Parkhilfe einsetzen
4 Personen
31
Snacks servieren
3 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Film ankündigen
34
Film starten
2 Personen
35
Technik beim Film überwachen
2 Personen
36
Abfall während des Films sammeln
2 Personen
37
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
38
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
2 Personen

Nachbereitung

39
Geräte ausschalten
2 Personen
40
Buffet und Tische abbauen
3 Personen
41
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
42
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
43
Gelände reinigen
3 Personen
44
Geschirr und Material reinigen
2 Personen
45
Bestände zählen
46
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
47
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
48
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 20
Check-in-Tisch
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Medienplayer
Audioset
FM-SenderAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
ParknummernAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Reinigung

HandfegerAnz. 2
MüllcontainerAnz. 4
PutzeimerAnz. 2
WischsetsAnz. 2
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Datum und Gelände zuerst und sichere die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane für die Rechteprüfung und die Programmfestlegung mindestens zwei bis drei Wochen Vorlauf ein.
Erstelle aus den Anmeldungen einen Parkplan mit nummerierten Stellplätzen und einer Einbahnroute. Drucke Besucher- und Parklisten spätestens am Vortag aus und markiere die Plätze vor dem Einlass.
Teste Projektor, Leinwand, Medienplayer, Audioset und FM-Sender gemeinsam mit dem Film. Prüfe dabei Bildformat, Tonreichweite und Untertitel mindestens 24 Stunden vorher – ein einzelner Gerätetest reicht nicht.
Plane Strom und Wege als eigenes Arbeitspaket: Kabel müssen gesichert und mit Kabelmatten abgedeckt werden. Stelle LED-Lampen, Wegweiser und Taschenlampen so auf, dass Einlass, Toiletten und Ausfahrt auch ohne Autoscheinwerfer erkennbar bleiben.
Berechne Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen, nicht nach einer groben Schätzung. Fülle Kühlboxen und Eiswürfelbehälter erst kurz vor dem Einlass und bestätige Lieferungen am Vortag.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Autokino organisieren?: Starte mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Gelände, Datum und Filmrechten. Technikreservierung, Einladungen und Anmeldungen sollten danach mit mehreren Wochen Puffer folgen. Die letzten 24 Stunden gehören den Tests, Lieferbestätigungen und dem Wettercheck.
Wie viele Parkplätze braucht man für ein Autokino?: Rechne zunächst mit einem Stellplatz pro angemeldetem Fahrzeug und ergänze Platz für Einlass, Fluchtwege, Technik und Ausfahrt. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, damit verspätete Fahrzeuge nicht die Route blockieren.
Wann sollte man die Autokino-Technik testen?: Führe einen vollständigen Test mindestens einen Tag vor der Veranstaltung durch. Prüfe Projektor, Film, Untertitel, Medienplayer, Audioset, FM-Sender, Stromversorgung und Kabel gemeinsam – möglichst bei ähnlichen Lichtverhältnissen wie beim Filmstart.
Was muss man beim Autokino bei schlechtem Wetter beachten?: Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege einen klaren Absage- oder Verschiebungszeitpunkt fest. Regen kann Bild, Stromanschlüsse, Zufahrt und Parkmarkierungen beeinträchtigen; kontrolliere das Gelände zusätzlich am Veranstaltungstag.

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