Cómo organizar un cine drive-in sin improvisar
Un cine drive-in se organiza en este orden: primero aseguras el recinto, los derechos de proyección y la parte técnica; después controlas inscripciones, tráfico y catering. La pantalla, el proyector y el sonido deben probarse juntos antes del día del evento, no solo por separado. También necesitas un plan para cables, electricidad, iluminación y circulación de vehículos. El montaje final funciona mejor cuando el aparcamiento ya está señalizado y la mesa de registro tiene la lista de visitantes preparada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y el recinto
- 2
Gestionar derechos de proyección
- 3
Fijar el programa de cine
2 personas
- 4
Reservar técnica
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Organizar el aparcamiento
2 personas
- 9
Definir la ruta del tráfico
2 personas
- 10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 11
Confirmar entregas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Imprimir la lista de visitantes
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Probar el equipo
2 personas
- 17
Probar la película y los subtítulos
2 personas
Evento
- 18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 19
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 20
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
- 21
Montar la pantalla
4 personas
- 22
Conectar el proyector y el sonido
3 personas
- 23
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
- 24
Colocar iluminación y señalización
3 personas
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Montar el buffet de aperitivos
3 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Instruir al equipo
2 personas
- 29
Recibir a los visitantes
4 personas
- 30
Poner ayuda de estacionamiento
4 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Anunciar la película
- 34
Empezar la película
2 personas
- 35
Supervisar la técnica durante la película
2 personas
- 36
Recoger la basura durante la película
2 personas
- 37
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
- 38
Realizar la inspección final del recinto
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo
2 personas
- 40
Desmontar el buffet y las mesas
3 personas
- 41
Desmontar la pantalla y la técnica
4 personas
- 42
Recoger y separar la basura
3 personas
- 43
Limpiar el recinto
3 personas
- 44
Limpiar la vajilla y el material
2 personas
- 45
Contar el inventario
- 46
Devolver el equipo
2 personas
- 47
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 48
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas plegablescant. 20
- Mostrador de registro
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Reproductor multimedia
- Equipo de audio
- Emisores FMcant. 40
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternascant. 6
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Flechas de rutacant. 12
- Números de aparcamientocant. 40
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Limpieza
- Escobas de manocant. 2
- Contenedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recinto, los derechos de proyección y la película antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para confirmar permisos, programa y condiciones técnicas.
- Define el aparcamiento y la ruta de entrada antes del montaje: numera las plazas, coloca conos y flechas, y reserva una zona clara para el registro. Así evitas que los primeros coches bloqueen la circulación.
- Haz una prueba completa de la película con subtítulos, proyector, reproductor multimedia, sonido y emisores FM entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también el alcance del audio desde las últimas plazas.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con una fecha límite de 5 a 7 días. Confirma las entregas y llena las neveras portátiles poco antes de abrir el acceso.
- Revisa el recinto y el pronóstico el mismo día, al menos 4 horas antes de la llegada del público. Protege cables con alfombrillas, prepara iluminación y señalización, y lleva baterías de repuesto y linternas para resolver fallos tras el anochecer.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cine drive-in?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Los derechos de proyección, el recinto, la técnica y el programa deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo se debe probar el proyector de un cine drive-in?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela durante el montaje. Comprueba la película, los subtítulos, el sonido, los emisores FM, los cables y la visibilidad desde las últimas plazas.
- ¿Cuánto catering necesito para un cine drive-in?
- Calcula las cantidades con el número final de inscripciones y separa las opciones según las preferencias dietéticas. Cierra ese recuento entre 5 y 7 días antes para poder confirmar compras y entregas.
- ¿Cuándo se prepara el aparcamiento del cine drive-in?
- Delimita las plazas, coloca los números, conos y flechas al menos 2 horas antes de abrir la entrada. La ruta de tráfico debe estar definida antes de que llegue el primer coche, con personal informado en los puntos de giro.
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