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Ausstellungsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ausstellungsabend braucht mehr als hängende Bilder und Getränke. Du musst Werke erfassen, nummerieren und beschriften, den Lageplan erstellen und Technik wie Laptop, Projektor und Mikrofon testen. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Aufbau durch die Vorbereitung. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transporte und die Kontrolle der Zugänglichkeit zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Ausstellungsthema festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Künstler erfassen

    2 Personen

  • Arbeitsbeschreibungen sammeln

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm drucken

  • Werke kontrollieren

    3 Personen

  • Werkstücke nummerieren

    2 Personen

  • Bildunterschriften erstellen

    2 Personen

  • Lageplan für die Ausstellung erstellen

    2 Personen

  • Catering-Reservierung erstellen

  • Möbel reservieren

  • Technische Geräte testen

    2 Personen

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Beschilderung entwerfen

  • Beschilderung drucken

  • Cateringvorräte einkaufen

    2 Personen

  • Deko-Vorrat prüfen

  • Werkstücke transportieren

    3 Personen

  • Veranstaltungsort im Voraus reinigen

    3 Personen

  • Schäden und Zugänglichkeit prüfen

    2 Personen

  • Materialien in die Säle bringen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellungstafeln aufstellen

    4 Personen

  • Gemälde aufhängen

    4 Personen

  • Objekte sicher aufstellen

    3 Personen

  • Beschriftungen aufhängen

    2 Personen

  • Lageplan aufhängen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm aufstellen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Besucherliste bereitlegen

  • Namensaufkleber bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Letzte Raumkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Weg zur Ausstellung erklären

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Werkarbeiten abschließen

    4 Personen

  • Werkstücke sicher verpacken

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Säle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr reinigen

    2 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Werke zurückbringen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Besucherliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • AusstellungstafelnAnz. 12
  • PodesteAnz. 8
  • UmkleidetischeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • GirlandenAnz. 12
  • VasenAnz. 12
  • KunstblumenAnz. 24
  • BilderrahmenAnz. 10
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • KlebestreifenAnz. 4
  • WäscheklammernAnz. 100

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 50
  • StänderAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 2
  • GeschirrtücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Kaffee- und TeegeschirrtablettsAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ThermosflaschenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema, Ort und Datum zuerst fest und erfasse danach alle teilnehmenden Künstler. So kannst du Arbeitsbeschreibungen, Bildunterschriften und den Lageplan auf vollständige Angaben prüfen.
  • Plane die Werke nicht erst am Veranstaltungstag ein: Nummeriere jedes Werk vor dem Transport und ordne die Beschriftungen nach dem endgültigen Rundgang durch die Säle.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und sichere lose Kabel mit Kabelbindern.
  • Bestätige das Catering nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Für den Aufbau brauchst du außerdem getrennte Flächen für Empfang, Buffet, Geschirr und Programmhefte.
  • Kontrolliere den Veranstaltungsort vor dem Einräumen auf Schäden, Zugänglichkeit und Sauberkeit. Erst danach solltest du Ausstellungstafeln, Podeste, Möbel und Dekoration in die Säle bringen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ausstellungsabend organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Künstlerliste. Einladungen und Anmeldungen brauchen anschließend mehrere Wochen, während Beschilderung, Catering und Technik in der letzten Woche konkretisiert werden.
Wann sollten die Einladungen für einen Ausstellungsabend verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering und Sitz- oder Stehbereiche angepasst werden können.
Wann müssen die Kunstwerke beschriftet und nummeriert werden?
Nummeriere die Werke und erstelle die Bildunterschriften spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Ausstellungsabend. So bleibt Zeit, Angaben mit den Künstlern abzugleichen und die Beschilderung rechtzeitig zu drucken.
Wann sollte man die Technik für den Ausstellungsabend testen?
Teste alle Geräte mindestens am Vortag und wiederhole den kurzen Funktionstest beim Aufbau. Plane dafür 30 bis 60 Minuten ein, einschließlich Tonprobe, Bildübertragung und Kontrolle der Kabelwege.

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