LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed voorbereide expositieavond

Een expositieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen werken ophangen en gasten uitnodigen. Je moet makers, werkbeschrijvingen en presentatiemateriaal op tijd verzamelen, terwijl catering, meubilair en techniek afzonderlijk geregeld worden. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en een getest programma. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en welke details vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Expositiethema vastleggen

    2 personen

  • Deelnemende makers inventariseren

    2 personen

  • Werkbeschrijvingen verzamelen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma afdrukken

  • Werkstukken controleren

    3 personen

  • Werkstukken nummeren

    2 personen

  • Bijschriften maken

    2 personen

  • Plattegrond voor expositie maken

    2 personen

  • Reservering catering maken

  • Reservering meubilair maken

  • Technische apparatuur testen

    2 personen

  • Presentatiebestanden verzamelen

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Bewegwijzering afdrukken

  • Cateringvoorraad inkopen

    2 personen

  • Decoratievoorraad controleren

  • Werkstukken transporteren

    3 personen

  • Locatie vooraf schoonmaken

    3 personen

  • Schade en toegankelijkheid controleren

    2 personen

  • Materialen naar zalen brengen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Expositiepanelen plaatsen

    4 personen

  • Schilderijen ophangen

    4 personen

  • Objecten veilig opstellen

    3 personen

  • Bijschriften ophangen

    2 personen

  • Plattegrond ophangen

  • Verlichting richten

    2 personen

  • Presentatiescherm plaatsen

    2 personen

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Bezoekerslijst klaarleggen

  • Naamstickers klaarleggen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Looproutes vrijmaken

    2 personen

  • Laatste zaalcontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Naamstickers uitdelen

  • Route naar expositie uitleggen

    2 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Presentatie begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Zalen controleren

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Werkstukken afbouwen

    4 personen

  • Werkstukken veilig verpakken

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Zalen opruimen

    4 personen

  • Servies schoonmaken

    2 personen

  • Vloeren schoonmaken

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Werkstukken terugbrengen

    3 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

  • Bezoekerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Receptietafelsaantal 2
  • Buffettafelsaantal 4
  • Zitstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 8
  • Expositiepanelenaantal 12
  • Sokkelsaantal 8
  • Kleedtafelsaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 150
  • Dessertbordenaantal 120
  • Gebaksvorkjesaantal 120
  • Theelepelsaantal 100
  • Serveerplateausaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 10
  • Slingersaantal 12
  • Vaasjesaantal 12
  • Kunstbloemenaantal 24
  • Fotolijstenaantal 10
  • Naamkaarthoudersaantal 20
  • Kleefstripsaantal 4
  • Wasknijpersaantal 100

Apparatuur

  • Laptop
  • Projector
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelbindersaantal 50
  • Standaardsaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Serveerkommenaantal 12
  • Maatbekersaantal 2
  • Theedoekenaantal 12

Verlichting

  • Ledspotsaantal 12
  • Sfeerlampenaantal 10
  • Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 8

Catering

  • Koffie en thee serviesplateausaantal 4
  • Drankdispensersaantal 3
  • Thermosflessenaantal 4
  • IJsblokbakkenaantal 4
  • Boodschappen

Tips

  • Plan uiterlijk 2 weken vooraf een controle van alle werkstukken. Nummer de werken en maak bijschriften voordat ze naar de locatie gaan; zo voorkom je last-minute zoeken naar titels, namen en materialen.
  • Maak naast de expositieplattegrond ook een route voor bezoekers. Controleer minimaal 1 dag vooraf of bewegwijzering zichtbaar is en of er genoeg ruimte blijft tussen panelen, sokkels en zitplaatsen.
  • Test laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en microfoon samen met de presentatiebestanden. Doe dit minstens 2 uur voor ontvangst, met alle verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders al op hun plek.
  • Tel het servies per verwachte gast en leg koffie- en dessertservies apart van het buffet klaar. Koffiekopjes, glazen, dessertborden, gebaksvorkjes en theelepels worden vaak pas gemist wanneer de catering al begint.
  • Laat werkstukken, decoratie en materialen niet ongepland binnenkomen. Reserveer een vast tijdvak voor transport en breng materialen daarna per zaal naar binnen, zodat de opbouw niet door elkaar loopt met het schoonmaken en de toegangscontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een expositieavond organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, thema en deelnemende makers. Reserveer catering en meubilair uiterlijk 3 weken voor de avond, omdat wijzigingen daarna lastiger te verwerken zijn.
Wanneer moeten uitnodigingen voor een expositieavond verstuurd worden?
Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en vraag om aanmelding. Stuur 5 tot 7 dagen voor de expositie een praktische herinnering met tijd, locatie en programma.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een expositieavond?
Plan minimaal 4 uur voor het schoonmaken, controleren van toegankelijkheid, plaatsen van panelen en sokkels, ophangen van werk en testen van techniek. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor de laatste controle voordat gasten binnenkomen.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een expositieavond?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Controleer op de dag zelf of speciale opties herkenbaar en apart geplaatst zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!