Zo organiseer je een Audaxrit zonder verrassingen
Een Audaxrit organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en een duidelijke volgorde. Leg eerst datum, startlocatie en route vast en controleer daarna verkeersrisico’s, vergunningen en verzekering. Vervolgens richt je de aanmelding en controleposten in, werf je vrijwilligers en maak je per post een compleet pakket. In de laatste week draait alles om actuele route-informatie, deelnemerscommunicatie, materiaal en een sluitende startlijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Startlocatie bevestigen
- 3
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
- 4
Controlepunten bepalen
2 personen
- 5
Routebeschrijving opstellen
- 6
GPX-bestand maken
- 7
Vergunningen controleren
- 8
Verzekeringsgegevens controleren
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Controleposten bemannen
2 personen
- 15
Reserveringen maken
- 16
Route op locatie verkennen
2 personen
- 17
Startlijst sluiten
- 18
Deelnemersinformatie versturen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Routewaarschuwingen bijwerken
- 21
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 22
Controlekaarten voorbereiden
2 personen
- 23
Pakketten per controlepost maken
2 personen
- 24
Fietsen en auto controleren
2 personen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Koelboxen vullen
2 personen
- 27
Routebestanden klaarzetten
- 28
Startterrein inspecteren
2 personen
- 29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
- 32
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 33
Controleposten inrichten
6 personen
- 34
Verlichting en stroom testen
2 personen
- 35
Registratietafel inrichten
2 personen
- 36
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Event
- 37
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 38
Startnummers uitdelen
3 personen
- 39
Fiets- en veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 40
Routebriefing geven
2 personen
- 41
Start registreren
3 personen
- 42
Controleposten bemannen
6 personen
- 43
Controlekaarten afstempelen
6 personen
- 44
Water en sportdrank uitdelen
4 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Routepijlen controleren
2 personen
- 48
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
- 49
Finishers registreren
3 personen
- 50
Finishers verwelkomen
2 personen
- 51
Finishersteken uitdelen
2 personen
- 52
Afwijkingen en incidenten noteren
- 53
Laatste deelnemers terugmelden
2 personen
Nazorg
- 54
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 55
Controleposten afbouwen
6 personen
- 56
Startterrein afbouwen
4 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Terrein schoonmaken
3 personen
- 59
Servies en materialen reinigen
3 personen
- 60
Voorraad tellen
2 personen
- 61
Materialen droog opslaan
2 personen
- 62
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 63
Routebestanden archiveren
- 64
Deelnemersgegevens veilig opruimen
- 65
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Fietspompenaantal 4
- Basis fietsgereedschapaantal 4
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 120
- Pionnenaantal 24
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Startnummersaantal 180
- Startnummerhoudersaantal 180
- Controlekaartenaantal 180
- Stempelsaantal 8
- Finisherstekensaantal 180
- Fietsstandaardsaantal 12
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Fietsverlichtingssetsaantal 10
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Mokkenaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Schenkkanaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermische voedselbakkenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Papierwaren
- Routekaartenaantal 200
- Pennenaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 300
- Klembordenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route niet alleen op papier. Controleer vooraf kruisingen, smalle wegen en andere verkeersrisico’s op locatie en verwerk wijzigingen ook in het GPX-bestand en de routebeschrijving.
- Plan controleposten op basis van de route en bezetting. Wijs per post vrijwilligers toe en maak per locatie één pakket met controlekaarten, stempels, drank- en eetbenodigdheden en contactgegevens.
- Sluit de startlijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 48 uur voor de rit. Zo kun je startnummers, startnummerhouders en controlekaarten per deelnemer klaarleggen en dieetwensen nog verwerken.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de start. Vermeld daarin de starttijd, routebestanden, controlepunten, verkeerswaarschuwingen, wat deelnemers zelf meenemen en hoe zij de organisatie onderweg bereiken.
- Maak op de laatste controledag een materiaalcheck per locatie. Test telefoons, powerbanks, verlichting en verlengkabels; leg daarnaast fietspompen, basisgereedschap en reserve binnenbanden klaar voor kleine problemen onderweg.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Audaxrit organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, startlocatie en route. Gebruik de laatste 2 weken voor routeverkenning, vergunningen, vrijwilligers, bestellingen en deelnemersinformatie.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Audaxrit?
- Reken minimaal één vrijwilliger per controlepost en één of twee mensen voor de start en finish. Bij meerdere controleposten is een reserve van 2 vrijwilligers verstandig voor ziekte of uitval.
- Wanneer moet je de deelnemersinformatie van een Audaxrit versturen?
- Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de start. Werk routewaarschuwingen en weersinformatie zo nodig de dag ervoor nog bij en stuur alleen wijzigingen opnieuw door.
- Wat moet je een week voor een Audaxrit controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de route, vergunningen, verzekeringsgegevens, vrijwilligersbezetting en reserveringen. Controleer in de laatste 24 uur bovendien de weersverwachting, startlijst, telefoons en pakketten voor de controleposten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!