Astronomie-Kongress organisieren: der Ablauf

Ein Astronomie-Kongress steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm, Referenten und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldung, Ernährungswünsche, Anreiseinformationen und die technischen Details. Plane außerdem einen eigenen Ablauf für die Teleskopbeobachtung ein: Wetter, Dunkelheit, Stromversorgung und Ersatzbatterien dürfen nicht erst am Veranstaltungstag geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
3
Location und Kongressräume reservieren
4
Catering und Essenszeiten reservieren
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anreise und Ankunft der Sprecher abstimmen
11
Vorträge und Bios anfordern
12
Programm finalisieren
2 Personen
13
Namensschilder und Badges vorbereiten
2 Personen
14
Teilnehmerliste ausdrucken
15
Routen- und Parkinformationen versenden
16
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
17
Teleskopbeobachtungen prüfen
2 Personen
18
Einkäufe abholen
2 Personen
19
Referentenpaket zusammenstellen
2 Personen
20
Präsentationen auf den Laptop laden
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
23
Kongressmaterialien zur Location bringen
3 Personen
24
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
25
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
26
Sprecherraum einrichten
2 Personen
27
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
28
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
29
Präsentationen und Video testen
2 Personen
30
Sternkarten und Broschüren auslegen
2 Personen
31
Teleskopfeld aufbauen
3 Personen
32
Außengelände für Beobachtung markieren
2 Personen
33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen und registrieren
4 Personen
37
Badges und Programmhefte verteilen
3 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
39
Kongress eröffnen
40
Erste Vorträge betreuen
2 Personen
41
Präsentationen technisch unterstützen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
44
Pausengetränke servieren
3 Personen
45
Fragerunde moderieren
2 Personen
46
Redner ankündigen
47
Dinnerbuffet ausgeben
4 Personen
48
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
49
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
50
Kaffee und Tee nach dem Abendessen servieren
2 Personen
51
Beobachtungsanleitung geben
2 Personen
52
Teilnehmer zu den Teleskopen begleiten
3 Personen
53
Sternbeobachtungsprogramm leiten
5 Personen
54
Beobachtungsgeräte sicher bedienen
4 Personen
55
Warme Getränke draußen verfügbar halten
2 Personen
56
Kongress abschließen
57
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
58
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen
59
Leere Gläser und Geschirr einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
61
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
62
Teleskope abbauen und verstauen
3 Personen
63
Übrige Verpflegung gekühlt lagern
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
66
Müllsäcke verschließen und entsorgen
2 Personen
67
Säle und Beobachtungsbereich reinigen
3 Personen
68
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
69
Geliehene Geräte prüfen
2 Personen
70
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Material sortieren
2 Personen
72
Dankeschön an Teilnehmer versenden
73
Aufnahmen und Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
TischeAnz. 18
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaserpointerAnz. 2
TeleskopAnz. 5
SternenguckerAnz. 3
FerngläserAnz. 8
Rote TaschenlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
SternenkartenAnz. 120
InformationsbroschürenAnz. 120
TischläuferAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Referenten und Themen, bevor du das Programm veröffentlichst. Fordere Vorträge und Kurzbiografien spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Kongress an und lade alle Präsentationen zusätzlich auf einen vorbereiteten Laptop.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Räume, Essenszeiten und das vorläufige Programm feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus.
Plane für die Technik einen vollständigen Testlauf am Veranstaltungsort ein. Prüfe Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher mit genau den Präsentationen, die später gezeigt werden.
Schicke Routen- und Parkinformationen spätestens fünf Tage vor Beginn an Teilnehmende und Referenten. Kläre bei den Rednern außerdem Anreise und Ankunft, damit niemand ohne Ansprechpartner oder Referentenpaket ankommt.
Bereite die Beobachtung nicht erst nach dem letzten Vortrag vor. Prüfe am selben Tag Teleskop, Ferngläser, Sternengucker, rote Taschenlampen und Ersatzbatterien und lege fest, wer den Wechsel vom Kongressraum zum Beobachtungsort koordiniert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Astronomie-Kongress organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher mit Termin, Programm, Referenten und Raumreservierung. Spätestens zwei bis drei Monate vor dem Kongress sollte die Anmeldung geöffnet sein.
Wann sollte man die Einladungen für einen Astronomie-Kongress verschicken?: Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Ort, vorläufiges Programm und Anmeldeweg feststehen. Ein Vorlauf von sechs bis acht Wochen gibt den Teilnehmenden genug Zeit für Anmeldung und Anreiseplanung.
Wie prüft man die Technik für einen Astronomie-Kongress?: Führe spätestens am Vortag einen Test mit Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Adaptern, Mikrofonen und Lautsprechern durch. Öffne dabei jede Präsentation einmal und halte mindestens ein Ersatzkabel sowie Ersatzbatterien bereit.
Was muss man für die Teleskopbeobachtung einplanen?: Lege mindestens eine Woche vorher fest, wann und wo beobachtet wird und wer die Gruppe begleitet. Am Veranstaltungstag prüfst du Teleskop, Ferngläser, rote Taschenlampen, Batterien und die Wetterlage mindestens zwei Stunden vor Beginn.

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