Zo organiseer je een astronomiecongres
Begin met de congresdatum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna sprekers en onderwerpen, reserveer catering en open het aanmeldformulier. Verzamel dieetwensen en reisgegevens terwijl de inschrijvingen binnenkomen. In de laatste weken draait alles om presentaties, badges, techniek en de observatieopstelling. Plan op de congresdag zelf een aparte controle voor registratie, koffie, beeld en geluid, zodat het inhoudelijke programma niet wordt opgehouden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Congresdatum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
- 3
Locatie en congresruimtes reserveren
- 4
Catering en maaltijdmomenten reserveren
- 5
Uitnodigingen ontwerpen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Sprekersreizen en aankomst afstemmen
- 11
Presentaties en bio's opvragen
- 12
Programma definitief maken
2 personen
- 13
Naamkaartjes en badges voorbereiden
2 personen
- 14
Deelnemerslijst afdrukken
- 15
Route- en parkeerinformatie versturen
- 16
Techniek en presentaties testen
2 personen
- 17
Telescoopobservaties controleren
2 personen
- 18
Boodschappen ophalen
2 personen
- 19
Sprekerspakket samenstellen
2 personen
- 20
Presentaties op de laptop zetten
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
- 23
Congresmaterialen naar locatie brengen
3 personen
- 24
Registratietafel opstellen
2 personen
- 25
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
- 26
Sprekersruimte inrichten
2 personen
- 27
Projector en scherm aansluiten
2 personen
- 28
Microfoons en luidsprekers aansluiten
2 personen
- 29
Presentaties en video testen
2 personen
- 30
Sterrenkaarten en folders uitstallen
2 personen
- 31
Telescoopveld opbouwen
3 personen
- 32
Buitenterrein voor observatie markeren
2 personen
- 33
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 35
Registratieteam instrueren
2 personen
Event
- 36
Deelnemers ontvangen en registreren
4 personen
- 37
Badges en programmaboekjes uitdelen
3 personen
- 38
Koffie en thee serveren
3 personen
- 39
Congres openen
- 40
Eerste lezingen begeleiden
2 personen
- 41
Presentaties technisch ondersteunen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
- 44
Pauzedrankjes serveren
3 personen
- 45
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 46
Sprekers aankondigen
- 47
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
- 48
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
- 49
Servies en bestek aanvullen
2 personen
- 50
Koffie en thee na het diner serveren
2 personen
- 51
Observatie-instructie geven
2 personen
- 52
Deelnemers naar telescopen begeleiden
3 personen
- 53
Sterrenkijkprogramma begeleiden
5 personen
- 54
Observatieapparatuur veilig bedienen
4 personen
- 55
Warme dranken buiten beschikbaar houden
2 personen
- 56
Congres afsluiten
- 57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
- 58
Afval tijdens het evenement verzamelen
2 personen
- 59
Lege glazen en servies ophalen
3 personen
Nazorg
- 60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 61
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
- 62
Telescopen afbreken en opbergen
3 personen
- 63
Resterende catering gekoeld opbergen
2 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
- 66
Afvalzakken sluiten en afvoeren
2 personen
- 67
Zalen en observatieterrein schoonmaken
3 personen
- 68
Materialen naar opslag vervoeren
3 personen
- 69
Geleende apparatuur controleren
2 personen
- 70
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
- 72
Deelnemersbedankje versturen
- 73
Opnames en presentaties delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 110
- Tafelsaantal 18
- Registratietafelaantal 2
- Spreektafel
- Buffettafelsaantal 6
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Projectoraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laserpointeraantal 2
- Telescoopaantal 5
- Sterrenkijkeraantal 3
- Verrekijkersaantal 8
- Rode zaklampenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 110
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveertangenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Programmaboekjesaantal 120
- Sterrenkaartenaantal 120
- Informatiefoldersaantal 120
- Tafellopersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartstandaardsaantal 8
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele maanden vooraf de congresdatum, ruimtes, sprekers en maaltijdmomenten vast. Zonder die basis kun je uitnodigingen en aanmeldingen niet betrouwbaar plannen.
- Vraag presentaties en korte bio’s uiterlijk twee weken voor het congres op en zet alle bestanden daarna op de laptop die voor de lezingen wordt gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
- Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen voor het congres af, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, badges en dieetwensen nog kunt verwerken. Print de lijst en leg de badges bij de registratietafel klaar.
- Test projector, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers op locatie voordat de eerste spreker arriveert. Controleer per laptop of de juiste adapter en een reservebatterij voor de laserpointer beschikbaar zijn.
- Regel telescoopobservaties niet pas na afloop van het programma: controleer vooraf de telescoop, sterrenkijker, verrekijkers en rode zaklampen. Leg de observatiematerialen op één vaste plek en stem het tijdstip af met de spreker die de waarneming begeleidt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een astronomiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en sprekers. Reserveer catering en congresruimtes zodra de datum vaststaat, omdat die onderdelen de capaciteit en het programma bepalen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een astronomiecongres versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken voor het congres en open tegelijk het aanmeldformulier. Vraag in het formulier direct dieetwensen en eventuele reis- of aankomstinformatie uit.
- Wanneer moet ik de presentaties en techniek testen?
- Vraag presentaties uiterlijk 2 weken vooraf op en test projector, scherm, microfoons en laptops uiterlijk 1 week vooraf. Doe op de congresdag nog een korte controle voordat de registratie begint.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de congreslocatie op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, registratie, buffetten, koffie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor het klaarzetten en controleren van de telescoopobservatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!