Eine Aschermittwochfeier Schritt für Schritt organisieren
Beginne bei der Aschermittwochfeier nicht mit dem Empfang, sondern mit Kirchenraum, Sprecher und Liturgie. Danach legst du Musik, Lieder und Programm fest, verschickst Einladungen und sammelst Anmeldungen samt Ernährungswünschen. In den letzten Tagen zählen vor allem Asche, Kerzen, Technik und Drucksachen. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Bestuhlung, Altar, Beschallung und den Kaffeebereich, damit der Übergang vom Gottesdienst zum Empfang nicht ins Stocken gerät.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kirchenraum reservieren
- 2
Sprecher bestätigen
- 3
Musiker festlegen
- 4
Liturgie zusammenstellen
2 Personen
- 5
Lieder auswählen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Veranstaltung online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programm drucken lassen
- 11
Asche vorbereiten
2 Personen
- 12
Kerzen prüfen
- 13
Musikdateien sammeln
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Liturgische Materialien bereitstellen
2 Personen
- 16
Programme sortieren
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Kaffeebereich vorbereiten
2 Personen
- 19
Kirchensaal reinigen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 22
Altarisch einrichten
2 Personen
- 23
Kerzen und Asche bereitstellen
2 Personen
- 24
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 25
Musikinstrumente bereitstellen
2 Personen
Event
- 26
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 27
Besucher begrüßen
3 Personen
- 28
Programme ausgeben
2 Personen
- 29
Feier begleiten
3 Personen
- 30
Asche verteilen
4 Personen
- 31
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Besucher begleiten
2 Personen
- 34
Abendprogramm durchführen
3 Personen
- 35
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Kirchensaal reinigen
3 Personen
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Liturgische Gegenstände verstauen
2 Personen
- 43
Restbestand einlagern
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
- 45
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 6
- Tuch für den EmpfangstischAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServiettenAnz. 250
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- TablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
Dekoration
- Altartuch
- Lila StoffeAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WindlichterAnz. 8
- AschenbecherAnz. 4
- AsAnz. 2
Beleuchtung
- Altar-KerzenAnz. 6
- TeelichterAnz. 40
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Kirchenraum frühzeitig und bestätige Sprecher sowie Musiker spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Zusagen lassen sich Liturgie, Lieder und Programm nicht zuverlässig fertigstellen.
- Plane die Liturgie zuerst und sammle danach die Musikdateien. Prüfe alle Lieder und Beiträge mindestens 7 Tage vorher, damit fehlende Dateien oder ungeklärte Einsätze noch behoben werden können.
- Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Schließe die Abfrage 3 bis 5 Tage vor der Feier ab und gib die Zahl an das Team für den Empfang weiter.
- Bereite Asche, liturgische Materialien, Altartuch und Kerzen getrennt und beschriftet vor. Stelle sie spätestens am Vortag bereit; am Veranstaltungstag sollte niemand während des Gottesdienstes danach suchen müssen.
- Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult vor dem Einlass mit allen Sprechern. Stelle außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe die Musik über genau die Anlage, die später verwendet wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Aschermittwochfeier organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Kirchenraums und den Zusagen von Sprecher und Musikern. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin erfolgen.
- Wann muss die Liturgie für die Aschermittwochfeier fertig sein?
- Schließe die Liturgie, die Liedauswahl und das Programm mindestens 10 bis 14 Tage vorher ab. So bleibt eine Woche für Korrekturen, Musikdateien und den Druck der Programme.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden für Reinigung, Stühle, Empfangstische, Altar, Kerzen, Asche und Technik ein. Der vollständige Soundcheck sollte 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann soll man Getränke und Kaffee für den Empfang vorbereiten?
- Kühle Getränke und stelle Tassen, Gläser und Servietten etwa 60 bis 90 Minuten vor Beginn bereit. Kaffeemaschinen und Wasserkocher solltest du erst kurz vor dem Empfang einschalten, damit Kaffee und Wasser heiß bleiben.
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