Zo organiseer je een Aswoensdagviering
Begin met de kerkruimte, de voorganger en de muzikanten: zonder die drie kun je de liturgie en planning niet definitief maken. Werk daarna de viering uit met liederen, muziekbestanden en een duidelijk programma. Regel uitnodigingen, online publicatie en aanmeldingen vroeg, zodat je weet hoeveel stoelen, programma’s en koffie nodig zijn. Plan op de dag zelf extra tijd voor de as, kaarsen, geluidsinstallatie en de ontvangst na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Kerkruimte reserveren
- 2
Voorganger bevestigen
- 3
Muzikanten vastleggen
- 4
Liturgie samenstellen
2 personen
- 5
Liederen selecteren
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Viering online publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Programma laten drukken
- 11
As voorbereiden
2 personen
- 12
Kaarsen controleren
- 13
Muziekbestanden verzamelen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Liturgische materialen klaarzetten
2 personen
- 16
Programma's sorteren
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Koffiehoek voorbereiden
2 personen
- 19
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
- 20
Stoelen opstellen
4 personen
- 21
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 22
Altaartafel inrichten
2 personen
- 23
Kaarsen en as klaarzetten
2 personen
- 24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 25
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Event
- 26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 27
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 28
Programma's uitdelen
2 personen
- 29
Viering begeleiden
3 personen
- 30
As uitdelen
4 personen
- 31
Koffie en thee schenken
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Bezoekers begeleiden
2 personen
- 34
Avondprogramma uitvoeren
3 personen
- 35
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Versiering verwijderen
2 personen
- 37
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
- 41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 42
Liturgische spullen opbergen
2 personen
- 43
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 44
Geleende materialen retourneren
- 45
Gevonden voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 6
- Kleed voor ontvangsttafelaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Lepeltjesaantal 120
- Servettenaantal 250
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Dienbladenaantal 6
- Scharenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
Decoratie
- Altaarkleed
- Paarse doekenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 4
- Windlichtenaantal 8
- Asbakkenaantal 4
- Asaantal 2
Verlichting
- Altaarkaarsenaantal 6
- Theelichtjesaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de liturgie uiterlijk 3 weken vooraf vast. Controleer daarna of de gekozen liederen aansluiten op de muzikanten en verzamel alle muziekbestanden op één plek.
- Bevestig de voorganger en muzikanten minstens 4 weken vooraf schriftelijk. Noteer wie wanneer aanwezig is en wie de microfoons, instrumenten en muziek bedient.
- Bereid de as niet pas vlak voor de viering voor. Zet as, kaarsen en de liturgische materialen op een vaste plek klaar en controleer dit opnieuw bij het inrichten van de altaartafel.
- Plan voor de techniek minimaal 60 minuten vóór aanvang. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel en de luidsprekers met de echte muziekbestanden; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak vergeten.
- Gebruik het aantal aanmeldingen als basis voor de ontvangst. Zet stoelen en programma’s klaar met ongeveer 10 procent reserve en richt de koffiehoek zo in dat koffie, water en gekoelde dranken niet bij de ingang opstoppingen veroorzaken.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een Aswoensdagviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de kerkruimte, voorganger en muzikanten. Stuur uitnodigingen en publiceer de viering uiterlijk 3 weken voor de datum, zodat aanmeldingen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
- Wanneer moet de liturgie voor een Aswoensdagviering klaar zijn?
- Maak de liturgie ongeveer 3 weken vooraf definitief. Selecteer daarna de liederen, controleer de muziekbestanden en laat het programma uiterlijk 1 week voor de viering drukken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkzaal klaar te zetten?
- Reken op 90 minuten voor schoonmaken, stoelen opstellen, ontvangsttafels plaatsen en de altaartafel inrichten. Reserveer daarnaast minimaal 60 minuten voor het testen van geluid en instrumenten.
- Hoeveel programma’s en stoelen moet ik voorbereiden?
- Baseer beide aantallen op de aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent reserve aan. Bij 80 aanmeldingen zet je dus circa 88 stoelen en programma’s klaar; controleer dit opnieuw op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!