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Checkliste für ein gut geplantes Alumni-Barbecue

Bei einem Alumni-Barbecue hängen Ablauf und Mengen stark von den Anmeldungen ab. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche. Danach planst du Menü, Getränke und Ausstattung für Grill, Buffet und Sitzplätze. Am Veranstaltungstag zählt die Reihenfolge: erst kühlen und aufbauen, dann vorbereiten, testen und die Gäste am Empfangstisch begrüßen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Grill und Gas kontrollieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Salate und Beilagen zubereiten

    3 Personen

  • Fleisch- und vegetarische Artikel portionieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Grill aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Barbecuegerichte zubereiten

    4 Personen

  • Grillgerichte servieren

    3 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Grill sicher ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 10
  • SchälchenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Ausstattung

  • GasgrillsAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • GrillzangenAnz. 6
  • AluminiumschalenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 20

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 50
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KlebebandAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 8
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Sonstiges

  • KordelAnz. 2
  • SchereAnz. 3
  • StifteAnz. 2
  • RegistrierungsformulareAnz. 70

Tipps

  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Plane die Mengen nach der bestätigten Personenzahl und halte vegetarische Portionen sowie bekannte Unverträglichkeiten getrennt bereit.
  • Kontrolliere Grill, Gasflaschen und Verlängerungskabel mindestens 2 bis 3 Tage vorher. So bleibt Zeit, fehlende oder defekte Ausstattung zu ersetzen.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn. Stelle Kühlboxen, Kühlelemente und einen eigenen Bereich für Gläser bereit, damit der Empfang nicht am Buffet ins Stocken gerät.
  • Bereite Gemüse, Salate und Beilagen am Veranstaltungstag mit ausreichend Vorlauf vor. Portioniere Fleisch und vegetarische Artikel getrennt und beschrifte Schüsseln, falls Zutaten erklärungsbedürftig sind.
  • Baue Tische, Stühle, Partyzelte und Buffet mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Teste anschließend Musik und Beleuchtung und richte Namensschilder am Empfangstisch aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zum Alumni-Barbecue einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Mengen und Ernährungswünsche rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Essen braucht man für ein Alumni-Barbecue?
Plane pro erwachsener Person eine Hauptportion vom Grill plus Beilagen für etwa 1,5 Portionen. Rechne zusätzlich mit rund 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und passe die Gesamtmenge an die bestätigten Anmeldungen an.
Wann sollte man den Grill und die Gasflaschen prüfen?
Prüfe Grill, Anschlüsse und Gasflaschen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Barbecue. Am Veranstaltungstag testest du den Grill nochmals vor dem Aufbau des Buffets, damit bei einem Problem noch Zeit für eine Lösung bleibt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Alumni-Barbecue?
Plane für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Empfang und Dekoration mindestens 90 Minuten ein. Musik, Beleuchtung und Kühlung sollten spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste einsatzbereit sein.

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