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Abschiedsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschiedsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorlauf, als man zunächst denkt. Datum und Ort müssen feststehen, bevor Einladungen, Catering und Möbel bestellt werden. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Referenten und Technik. Kurz vor dem Termin zählen Lieferkontrolle, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben – von der ersten Bestätigung bis zur Reinigung nach dem Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Catering bestellen

  • Möbel reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Fotomaterial sammeln

    2 Personen

  • Abschiedsbuch zusammenstellen

    2 Personen

  • Dankeschön-Geschenke einkaufen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kuchen und Desserts bereitstellen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

  • Getränkebuffet einrichten

    2 Personen

  • Geschenketisch einrichten

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

  • Programm und Reden bereitlegen

  • Letzte Raumkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Fotowand betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Rednerprogramm begleiten

    2 Personen

  • Präsentation bedienen

  • Abschiedsbuch und Geschenk überreichen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Abschiedsgäste begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Bestände und Schäden prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    2 Personen

  • Foto- und Videomaterial sichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 4
  • Geschenketisch
  • Fotowandrahmen
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KuchenplattenAnz. 80
  • Dinner-TellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertellerAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • Ballonbogen
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Fotowand-Stoff
  • FotorahmenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 12
  • Abschiedsbuch
  • Geschenkverpackung

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • TortenheberAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • TischlampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Einladungen erst danach. Plane mindestens 3 bis 4 Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl ein.
  • Bestelle Catering, Möbel und Tonanlage nicht erst in der letzten Woche. Prüfe die Liefertermine spätestens 7 Tage vor dem Empfang und gleiche sie mit dem Raumzugang ab.
  • Lege Programm, Referenten und Musikauswahl spätestens 5 Tage vorher fest. Für Reden und Beiträge solltest du außerdem eine verantwortliche Person bestimmen, die die Reihenfolge vor Ort koordiniert.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Vorlauf. Stelle Tische, Stühle, Buffet- und Geschenketisch zuerst auf; Namensschilder, Fotomaterial und das Abschiedsbuch kommen danach an ihre Plätze.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und bereite Snacks, Kuchen und Desserts vor dem Eintreffen der Gäste vor. Rechne außerdem 30 bis 45 Minuten für die abschließende Raumkontrolle und nach dem Empfang für die Reinigung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abschiedsempfang planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Einladungen, Catering, Möbel, Technik und Beiträge ohne Zeitdruck bestätigen.
Wann sollte man die Einladungen zum Abschiedsempfang verschicken?
Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 7 bis 10 Tagen, damit Personenzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Abschiedsempfangs?
Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Buffet, Geschenketisch, Dekoration, Technik und Namensschilder ein. Eine zusätzliche Raumkontrolle 30 Minuten vor Beginn verhindert fehlendes Geschirr oder ungeklärte Lieferungen.
Wann müssen Catering und Getränke für den Abschiedsempfang organisiert werden?
Bestelle das Catering möglichst 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die Lieferdetails spätestens 7 Tage vor dem Termin. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden, damit sie zum Empfang servierbereit sind.

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