Checklist para organizar una recepción de despedida

Una recepción de despedida necesita más coordinación de la que parece: invitados, preferencias alimentarias, programa, catering, regalo y montaje deben encajar en una misma fecha. Empieza confirmando el lugar y la lista de asistentes, y deja cerrados con antelación los ponentes, la música y las entregas. Esta checklist reúne 74 tareas y 61 elementos para avanzar en orden, desde las primeras invitaciones hasta las mesas del buffet y las bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Preparar la selección musical
Pedir el catering
Reservar mobiliario
Reservar equipo de sonido
Reunir material fotográfico
2 personas
Elaborar el libro de despedida
2 personas
Comprar el regalo de agradecimiento
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Confirmar entregas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar tartas y postres
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar manteles
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el fondo fotográfico
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Marcar alérgenos
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Montar la mesa de regalos
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Preparar el programa y los discursos
Realizar la última revisión del espacio
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar el photowall
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Coordinar el programa de discursos
2 personas
Operar la presentación
Entregar el libro de despedida y el regalo
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Servir aperitivos calientes
3 personas
Proporcionar la música
Acompañar a los asistentes de despedida
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Comprobar el inventario y los daños
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Asegurar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 6
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de regalos
Marco para la pared de fotos
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos para postrecant. 80
Platos de cenacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharonescant. 12
Platos de servircant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 8
Globoscant. 80
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Lienzo para fondo fotográfico
Marcos de fotoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Bolígrafoscant. 12
Libro de despedida
Envolver regalos

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharas para tartascant. 2
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Sets de escobacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 8
Linternas a pilascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, dietas especiales, tarjetas con nombres y cantidades de catering.
Cierra el programa final y confirma a los ponentes 7 días antes. Comparte el orden de intervenciones, la selección musical y la duración prevista para evitar cambios durante el montaje.
Confirma las entregas y revisa el espacio 2 o 3 días antes. Comprueba especialmente las mesas altas, mesas de comedor, sillas, mesas de buffet, percheros y el equipo de sonido.
Calcula las bebidas por tramos: entre 2 y 3 por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora posterior. Enfría parte de las bebidas el día anterior y reserva jarras de agua y termos para el servicio.
Prepara el regalo de agradecimiento, el libro de despedida y el material fotográfico como mínimo 5 días antes. El día del evento deja primero listas las mesas, después el buffet y al final los aperitivos, tartas y postres.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de despedida?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite enviar invitaciones, recoger respuestas y dietas, reservar catering y mobiliario, y confirmar el programa.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una recepción de despedida?: Envíalas al menos 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta 7 días después. Deja una semana adicional para ajustar el catering, las tarjetas con nombres y la distribución de las mesas.
¿Cuánta bebida necesito para una recepción de despedida?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona por cada hora siguiente. Añade agua suficiente para todo el evento y enfría las bebidas el día anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la recepción?: Revisa las entregas, la lista de la compra, el espacio, el sonido y la disposición de mesas y sillas. También conviene dejar listas las tarjetas con nombres, el regalo, la decoración y la vajilla del buffet.

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