Zwemwedstrijd organiseren: een praktische checklist

Een zwemwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen banen en startblokken regelen. Leg eerst datum, zwembad, programma en vergunningen vast; daarna volgen inschrijvingen, leeftijdscategorieën en startlijsten. Plan officials en tijdwaarnemers ruim vooraf en controleer vlak voor de wedstrijddag alle materialen, formulieren en prijzen. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reservering tot het vullen van de koelboxen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zwembad vastleggen
2 personen
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
Zwembanen reserveren
Officials en tijdwaarnemers benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leeftijdscategorieën indelen
2 personen
Startlijsten maken
2 personen
Startlijsten controleren
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Officials definitief indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Medailles en prijzen bestellen
Startnummers printen
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Reglementen printen
Materialen controleren
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdadministratie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Baanindeling plaatsen
2 personen
Startblokken controleren
2 personen
Tijdwaarnemingsposten klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Kleedkamers controleren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Officials instrueren
2 personen
Deelnemers naar banen begeleiden
4 personen
Openingswoord verzorgen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijdheats starten
2 personen
Tijden registreren
8 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Publiek informeren
Dranken koud houden
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijswinnaars bepalen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Wedstrijdadministratie afsluiten
2 personen
Deelnemers en publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Zwembadmaterialen opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Wedstrijdformulieren archiveren
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Foto's delen met deelnemers
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 8
Megafon

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Keerpuntvlaggenaantal 12
Pionnenaantal 20
Stretchmattenaantal 12
Kickboardsaantal 12
Reservezwembrillenaantal 10
Badmutsenaantal 120
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 2
Zwembadthermometersaantal 2
Startsignaal
Medaillehoudersaantal 6
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Wisselbekersaantal 3
Podiumblokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Dienbladenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 8

Decoratie

Startnummerbordjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 140
Pijlbordenaantal 12
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kleefbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Eerstehulpsetaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad en de zwembanen zo vroeg mogelijk en controleer meteen hoeveel uur je nodig hebt voor opbouw, wedstrijd en afbouw. Zo voorkom je dat de eerste series onder tijdsdruk starten.
Stuur uitnodigingen en publiceer het inschrijfformulier uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd. Verwerk aanmeldingen doorlopend, zodat je leeftijdscategorieën, dieetwensen en startlijsten niet allemaal in de laatste week hoeft te doen.
Bevestig officials en tijdwaarnemers uiterlijk 7 dagen vooraf en deel hun taken definitief in. Zorg op de wedstrijddag voor portofoons, stopwatches, fluitjes en een duidelijke versie van het programma voor elke functionaris.
Print startnummers, deelnemersbadges, wedstrijdformulieren en reglementen pas nadat de startlijsten zijn gecontroleerd. Leg daarnaast reserve-exemplaren klaar; een printerprobleem op de wedstrijddag is dan geen blokkade.
Sorteer medailles, bekers en andere prijzen per onderdeel voordat deelnemers arriveren. Bereken cateringhoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en vul koelboxen kort voor vertrek, zodat eten en drinken gekoeld blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zwembad, wedstrijdprogramma en vergunningen. Plan officials, inschrijvingen en materialen daarna in vaste stappen, zodat de startlijsten minstens 7 dagen voor de wedstrijd gecontroleerd zijn.
Wanneer moet ik officials en tijdwaarnemers regelen voor een zwemwedstrijd?: Benader officials en tijdwaarnemers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en deel daarna het programma en de praktische instructies.
Wanneer maak je de startlijsten voor een zwemwedstrijd?: Maak een eerste versie zodra de inschrijving sluit en de leeftijdscategorieën zijn ingedeeld. Controleer namen en onderdelen opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf en verstuur daarna de deelnemersbevestiging.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zwemwedstrijd?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw, naast de tijd voor de wedstrijd en afbouw. Controleer in die periode baanlijnen, startblokken, keerpuntvlaggen, geluidsinstallatie, startsignaal en alle geprinte formulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.