Zwemwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan een startlijst en een zwembad. Je regelt eerst het wedstrijdconcept, de locatie en de onderdelen, daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, officials en veiligheid. In de laatste weken controleer je deelnemers, programma, materiaal, kleedkamers en parkeerinformatie. Deze checklist bevat 75 taken en 68 spullen, zodat je ook zaken als reservezwembrillen, tijdwaarneming, omroep en catering niet pas op de wedstrijddag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Zwemlocatie reserveren
Wedstrijdkalender controleren
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden bevestigen
Tijdwaarnemers indelen
Baanofficials indelen
Startlijst opstellen
2 personen
Startlijst controleren
2 personen
Deelnemers bevestigen
Programma publiceren
Prijzen bestellen
Medische gegevens verzamelen
2 personen
Veiligheidsplan afstemmen
3 personen
Toegang en kleedkamers afstemmen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Catering bestellen
Prijzen ophalen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen voorbereiden
2 personen
Uitslagenformulieren printen
Baanindeling printen

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen naar bad brengen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Officials-tafel opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Baanlijnen controleren
2 personen
Startblokken controleren
2 personen
Tijdwaarnemingsapparatuur testen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Uitslagenbureau inrichten
2 personen
Prijstafel klaarzetten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Briefing officials houden
5 personen
Briefing vrijwilligers houden
8 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Zwemonderdelen begeleiden
8 personen
Tijden registreren
6 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Finales begeleiden
8 personen
Prijzenceremonie verzorgen
4 personen
Slotwoord verzorgen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
Baanlijnen verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Kleedruimtes controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmaterialen opbergen
2 personen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Stopwatchesaantal 8
Tabletaantal 4
Omroepmicrofoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Opladersaantal 8
Geheugensticksaantal 3

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Keerpuntvlaggenaantal 16
Finishbordenaantal 8
Wisselplankjesaantal 8
Reservezwembrillenaantal 6
Reservebadmutsenaantal 20
Fluitjesaantal 8
Pionnenaantal 20
Sporttassenaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenhoudersaantal 8
Startsignaalbel
Meetlintaantal 2
Kegelsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Prijzenaantal 30
Medaillesaantal 100
Deelnemerscertificatenaantal 120
Boodschappen
Waterdispensersaantal 4
Isolatiebekersaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Koelmattenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Desinfecterende sprayaantal 4
Wasmandenaantal 6
Handdoekenaantal 20

Tips

Reserveer de zwemlocatie zodra het wedstrijdconcept en de onderdelen vaststaan. Controleer meteen hoeveel banen, kleedkamers, officials en toeschouwers de locatie aankan.
Open de inschrijving pas nadat de deelnemerslimiet, sluitingsdatum en medische gegevens zijn bepaald. Plan minimaal 1 controle op dubbele of onvolledige aanmeldingen voordat je de deelnemers bevestigt.
Bevestig juryleden, tijdwaarnemers en baanofficials uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Maak per baan een indeling en wijs daarnaast minstens 1 reservevrijwilliger aan voor uitval op de dag zelf.
Maak de startlijst eerst voorlopig en controleer die daarna op afstanden, leeftijdsgroepen en baanindeling. Publiceer het programma pas na deze controle, zodat deelnemers niet met een verouderde versie aankomen.
Test laptop, printer, tablet, stopwatches, omroepmicrofoon en luidsprekers vooraf op locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen, reservebadmutsen en reservezwembrillen klaar op een vaste tafel, niet verspreid langs het bad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met concept, locatie en wedstrijdkalender. Open de inschrijving daarna en reserveer de laatste 2 weken voor startlijst, programma, officials en veiligheidscontrole.
Wanneer moet de inschrijving voor een zwemwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, deelnemers te bevestigen en een correcte startlijst te maken.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb ik nodig voor een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en onderdelen, maar plan minimaal 1 tijdwaarnemer per baan, baanofficials, een jury en extra hulp voor inschrijving en omroep. Voeg minstens 1 reservevrijwilliger toe als de wedstrijd langer dan 2 uur duurt.
Wanneer moet ik het programma van de zwemwedstrijd publiceren?: Publiceer het programma nadat de startlijst is gecontroleerd, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Stuur tegelijk informatie over toegang, kleedkamers, parkeren en het meenemen van sporttassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.