Schwimmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Schwimmwettbewerb steht und fällt mit klaren Abläufen: Wettkampfstätte, Disziplinen, Meldungen, Helfer und Sicherheitsplan müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Konzept, Termin und Teilnehmerlimit, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten zwei Wochen werden Startlisten, Zeitnehmer, Streckenposten, medizinische Angaben und die Wege zu Umkleiden und Parkplätzen konkret. Am Wettkampftag brauchst du nicht nur Bahnen und Startblöcke, sondern auch funktionierende Stoppuhren, Lautsprecher, Ersatzbrillen und einen Ablauf, den alle Helfer kennen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
Schwimmort reservieren
Wettkampfkalender prüfen
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Zeitnehmer einteilen
Streckenposten einteilen
Startliste erstellen
2 Personen
Startliste prüfen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Programm veröffentlichen
Preise bestellen
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
Sicherheitsplan abstimmen
3 Personen
Zugang und Umkleiden abstimmen
2 Personen
Parkinformationen versenden
Catering bestellen
Preise abholen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Wettkampfmappen vorbereiten
2 Personen
Ergebnisformulare drucken
Bahneinteilung drucken
Event
Location öffnen
2 Personen
Materialien zum Schwimmbad bringen
4 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Officials-Tisch aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bahnenmarkierungen kontrollieren
2 Personen
Startblöcke kontrollieren
2 Personen
Zeitmessgeräte testen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Ergebnisbüro einrichten
2 Personen
Preistisch aufstellen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Briefing für Offizielle abhalten
5 Personen
Briefing für Freiwillige abhalten
8 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Schwimmwettkämpfe betreuen
8 Personen
Zeiten erfassen
6 Personen
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Finalen betreuen
8 Personen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Schlusswort halten
Teilnehmer verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Wettkampfmaterial sammeln
4 Personen
Bahnenlinien entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Catering aufräumen
2 Personen
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restmaterialien verstauen
2 Personen
Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- StoppuhrenAnz. 8
- TabletAnz. 4
- DurchsagemikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 6
- LadegeräteAnz. 8
- USB-SticksAnz. 3
Sportmaterial
- BahnenAnz. 8
- StartblöckeAnz. 8
- WendepunktflaggenAnz. 16
- ZieltafelnAnz. 8
- TauschbretterAnz. 8
- Ersatz-SchwimmbrillenAnz. 6
- Ersatz-BadekappenAnz. 20
- PfeifenAnz. 8
- KegelAnz. 20
- SporttaschenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 12
- StiftehalterAnz. 8
- Startsignal-Glocke
- MaßbandAnz. 2
- KegelAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
Dekoration
- Wettkampf-BannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- BühnenbänderAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 4
Catering
- PreiseAnz. 30
- MedaillenAnz. 100
- TeilnehmerzertifikateAnz. 120
- Einkäufe
- WasserspenderAnz. 4
- IsolierbecherAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KühlmattenAnz. 12
Reinigung
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- DesinfektionssprayAnz. 4
- WäschekörbeAnz. 6
- HandtücherAnz. 20
Tipps
- Reserviere das Schwimmbad möglichst mehrere Monate vorher und prüfe den Wettkampfkalender, bevor du einen Termin veröffentlichst. Kläre dabei auch, wie viele Bahnen, Umkleiden und Zuschauerplätze tatsächlich verfügbar sind.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Disziplinen, Teilnehmerlimit und Anmeldeschluss feststehen. Plane mindestens 7 Tage zwischen Anmeldeschluss und Wettkampftag ein, um Meldungen zu prüfen und die Startliste zu erstellen.
- Teile Zeitnehmer und Streckenposten nicht erst am Morgen ein. Bestätige die Helfer spätestens 14 Tage vorher und halte für jede Bahn eine Stoppuhr sowie eine klar benannte Ersatzperson bereit.
- Erfasse medizinische Daten und Ernährungswünsche getrennt von der öffentlichen Startliste. Verschicke Sicherheits-, Park- und Umkleideinformationen spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb an alle Teilnehmenden.
- Teste Laptop, Drucker, Tablet, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass. Lege Ersatz-Schwimmbrillen, Badekappen, Pfeifen und wiederverwendbare Becher an einem gut erreichbaren Ausgabepunkt bereit, damit kleine Probleme den Zeitplan nicht verzögern.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfkonzept, Terminprüfung und Reservierung des Schwimmorts. Helfer, Jurymitglieder und Catering sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Wettkampfleitung, je Bahn einen Zeitnehmer und zusätzlich Streckenposten, Einlass- sowie Technikhelfer ein. Bei sechs Bahnen sind allein sechs Zeitnehmer nötig; die genaue Zahl hängt von Bahnen, Disziplinen und Teilnehmerzahl ab.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Schwimmwettbewerb schließen?
- Schließe die Anmeldung mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampftag. So bleiben dir mehrere Tage für medizinische Angaben, Ernährungswünsche, Prüfungen der Meldungen und eine fehlerfreie Startliste.
- Was braucht man am Wettkampftag für einen Schwimmwettbewerb?
- Neben Bahnen, Startblöcken, Wendepunktflaggen und Zieltafeln brauchst du pro Bahn eine Stoppuhr sowie Laptop oder Tablet für die Ergebnisse. Plane außerdem Ersatz-Schwimmbrillen, Badekappen, Pfeifen, Lautsprecher, Mikrofon und Material für die Verpflegung ein.
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