Zwembadfeest organiseren: checklist en planning

Een zwembadfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen drank koud zetten. Je moet vooraf weten wie komt, welke zwembadregels gelden en hoe je de veiligheid bewaakt. Controleer het zwembad en de waterkwaliteit op tijd, verzamel dieetwensen en houd rekening met weer en schaduw. Op de dag zelf werk je van buitenruimte en buffet naar ontvangst, spelmateriaal en toezicht. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke spullen je niet op het laatste moment wilt zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Zwembadregels opstellen
Veiligheidsinstructies voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Zwembad controleren
2 personen
Waterkwaliteit controleren
Tuin en terras schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Parasols opzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Handdoeken en zonnebrand klaarleggen
Badminton- en poolspellen klaarleggen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Zwembadregels toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Toezicht bij het zwembad houden
2 personen
Spelmaterialen beheren
Afval en glaswerk verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Terras en tuin schoonmaken
3 personen
Spullen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 3
Parasolsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Ballonpompaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Waterballenaantal 3
Duikringenaantal 2
Zwembadnoodlesaantal 12
Opblaasballenaantal 6
Waterdichte speelkaartenaantal 2
Badmintonsetsaantal 2

Veiligheid

Reddingshaak
Reddingsboei
EHBO-koffer
Waarschuwingsbordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen en de hoeveelheid eten en drinken af te stemmen.
Controleer het zwembad en de waterkwaliteit uiterlijk de dag ervoor. Leg zwembadregels, veiligheidsinstructies, een reddingsboei, reddingshaak en EHBO-koffer zichtbaar klaar voordat de eerste gast aankomt.
Maak tuin en terras de avond ervoor schoon en zet tafels, stoelen en parasols minstens 2 uur vooraf neer. Reserveer een vaste plek voor natte handdoeken, kleding en spullen die niet bij het zwembad horen.
Zet drank minimaal 4 uur vooraf koud in koelboxen en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voorzie daarna een vaste plek waar iemand tijdens het feest blijft bijvullen.
Leg handdoeken, zonnebrand en waterspellen vóór ontvangst klaar, niet pas wanneer iedereen al in het water ligt. Test bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf en houd elektrische apparatuur uit de spatwaterzone.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwembadfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen tot 7 dagen voor het feest. Controleer het zwembad en de waterkwaliteit uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een zwembadfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarna extra voorraad voor de resterende feestduur. Zet de eerste voorraad minimaal 4 uur vooraf koud in koelboxen.
Wat moet ik klaarleggen voor de veiligheid bij een zwembadfeest?: Leg een reddingsboei, reddingshaak, EHBO-koffer en waarschuwingsborden klaar en bespreek de zwembadregels bij binnenkomst. Wijs vooraf minstens 1 volwassene aan die toezicht houdt zolang er gezwommen wordt.
Wanneer zet ik eten en drinken klaar voor een zwembadfeest?: Zet het buffet ongeveer 30 minuten voor de ontvangst klaar en laat bederfelijke hapjes zo kort mogelijk buiten de koeling staan. Dranken kun je al 4 uur vooraf koud zetten; vul tijdens het feest regelmatig bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.