Zomerpicknick organiseren: checklist en planning

Een zomerpicknick organiseren lukt beter als je niet pas op de dag zelf aan materiaal en dieetwensen denkt. Begin met de locatie en uitnodigingen, verwerk daarna de aanmeldingen en controleer wat je nodig hebt voor eten, drinken en zitplaatsen. In de laatste week bevestig je leveringen en maak je de boodschappenlijst. Op de dag zelf draait alles om koelen, voorbereiden, laden en een vaste opbouwvolgorde. Deze checklist bevat 41 taken en 37 spullen om niets op het gras, bij het buffet of aan de ontvangsttafel te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Versiering sorteren
Materialen inpakken
3 personen
Transport laden
3 personen
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleden neerleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Eten op temperatuur zetten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Picknickbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde opruimen
3 personen

Nazorg

Eten veilig verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Kubb-spellenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra tafels en andere bescherming nodig zijn. Kijk op locatie ook naar een vlakke, droge ondergrond voordat je opbouwt.
Verzamel dieetwensen vóór je de definitieve gastenlijst maakt, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je salades, brood, beleg en andere onderdelen gericht voorbereiden zonder op het laatste moment te improviseren.
Plan voor drinken minimaal twee tot drie drankjes per persoon voor het eerste uur en koel alles ruim op tijd in koelboxen. Zet ijs niet pas bij aankomst klaar: zonder extra koeling warmen dranken snel op.
Pak servies, opscheplepels, serveerschalen en serveertangen per buffetonderdeel in. Neem naast herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek ook afwasbakken en schoonmaakemmers mee, zodat gebruikt materiaal niet op de buffettafel blijft liggen.
Laad transportmateriaal in de volgorde waarin je het nodig hebt: eerst partytenten en tafels, daarna kleden en stoelen, vervolgens buffetmateriaal en als laatste eten en gekoelde dranken. Test draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een zomerpicknick reserveren?: Reserveer de picknicklocatie zodra je een datum en verwacht aantal gasten hebt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer meteen of partytenten, muziek en eigen catering zijn toegestaan.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een zomerpicknick?: Reken voor drank op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en vul daarna aan op basis van de duur en het weer. Maak de definitieve hoeveelheden nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat moet ik de dag voor een zomerpicknick doen?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, bevestig leveringen, koel dranken en doe de laatste boodschappen. Was groenten en fruit en bereid salades alvast als ze goed gekoeld bewaard kunnen worden.
Hoe lang duurt de opbouw van een zomerpicknick?: Plan minimaal 90 minuten voor een picknick met partytenten, tafels, stoelen, buffet en versiering. Zet eerst de tenten en tafels op, leg daarna de kleden en richt als laatste het buffet, de ontvangsttafel en de dranken in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.