Zomerkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot kampstart
Een zomerkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en activiteiten klaarzetten. Eerst leg je de locatie, deelnemers en toestemming vast; daarna regel je vervoer, voedsel, materiaal en een veilig terrein. Controleer vlak voor vertrek de weersverwachting, noodcontacten en opgeladen communicatie. Op locatie werk je van terreincontrole naar tenten, schaduw, tafels en kookplek, zodat de groep bij aankomst direct weet waar alles is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Centrale kamplocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma en route printen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Kampregels afdrukken
Labels voor bagage maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
EHBO-set controleren
Telefoons en portofoons opladen
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Luifel en schaduwplek opbouwen
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Kookplek inrichten
3 personen
Drinkpunt inrichten
2 personen
Activiteitenposten klaarzetten
4 personen
Route markeren
2 personen
Lunch voor leiding klaarmaken
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage labelen en wegzetten
3 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Groepen indelen
2 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Handenwaspunt controleren
Tafels dekken
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afwas organiseren
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Lantaarns en verlichting controleren
2 personen
Warme drank serveren
3 personen
Nachtprogramma begeleiden
5 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
4 personen
Laatste terreinronde uitvoeren
2 personen
Nazorg
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en banken schoonmaken
3 personen
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
Verlichting uitschakelen
Tenten afsluiten
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Materialen terug inpakken
4 personen
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Kamperen
- Slaaptentenaantal 8
- Leidingtent
- Grondzeilenaantal 9
- Haringenaantal 80
- Tenthamersaantal 6
- Slaapmattenaantal 30
- Slaapzakkenaantal 30
- Klapkrattenaantal 12
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapbankenaantal 10
- Inschrijftafel
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Messenaantal 40
- Vorkenaantal 40
- Lepelsaantal 40
Keuken
- Gasbrandersaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Kookpannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en opscheplepelsaantal 6
- Keukenmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Waterkannenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 4
- Jerrycansaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Tennisballenaantal 12
- Touwaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Estafettestokkenaantal 8
- Waterpistolenaantal 12
- Kompasaantal 8
- Vergrootglazenaantal 8
Apparatuur
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 10
- Hoofdlampenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 4
- Fluitjesaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
- Watervaste stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Vaatkwastenaantal 6
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer de deelnemerslijst daarna nogmaals, zodat ontbrekende gegevens niet pas bij de inschrijving opvallen.
- Maak per deelnemer een duidelijke bagagelabel en leg de slaapindeling vooraf vast. Reserveer daarnaast een aparte leidingtent en houd grondzeilen, haringen en tenthamers bij elkaar in klapkratten.
- Plan boodschappen met koelruimte in gedachten: zet versproducten pas vlak voor vertrek in koelboxen en neem voldoende water mee in jerrycans en waterkannen. Richt de kookplek pas in nadat gasbranders, gasflessen en kookpannen gecontroleerd zijn.
- Laad telefoons en portofoons de avond voor vertrek volledig op en wijs één persoon aan voor communicatie. Print programma, route en kampregels; vertrouw niet op bereik of een printer op de locatie.
- Plan op de aankomstdag tijd voor terreincontrole vóór de groep arriveert. Bouw eerst tenten en een schaduwplek op, zet daarna tafels en banken neer en richt als laatste de inschrijftafel en kookplek in.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zomerkamp organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek.
- Wat moet ik een week voor het zomerkamp controleren?
- Werk de deelnemerslijst bij en controleer alle toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten. Loop ook het programma, de route, activiteitenmaterialen, EHBO-set en boodschappenlijst na.
- Wanneer moet ik de tenten opzetten op een zomerkamp?
- Controleer het terrein direct bij aankomst en zet de tenten op vóór de deelnemers hun slaapplaatsen nodig hebben. Reken voor tenten, grondzeilen en een schaduwplek minstens 60 tot 90 minuten, afhankelijk van de groepsgrootte.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de kookplek klaar te maken?
- Reserveer ongeveer 30 tot 45 minuten voor gasbranders, gasflessen, kookpannen, snijplanken en koelboxen. Controleer vóór gebruik ook water, afwasmateriaal en een veilige afstand tussen kookplek en tenten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!