Checklist voor een goed georganiseerd zomerfestival

Een zomerfestival organiseren vraagt meer dan een programma en wat versiering. Je regelt tegelijk het terrein, meldingen, leveranciers, bezoekersregistratie, eten, drinken, techniek en vrijwilligers. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar een vaste opbouwdag. Controleer in de laatste week het weer, de voorraad en de bezoekerslijst. Zo staan de partytenten, tafels, speakers, koeling en bewegwijzering klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Weersvoorspelling controleren
Bezoekerslijst bijwerken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Koelproducten bestellen
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Sausjes en dressings maken
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Tenten en tafels klaarzetten
4 personen
Podiumvrije speelruimte afzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spellen en activiteiten klaarzetten
3 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein schoonvegen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste voedselcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Ingang bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Achtergrondmuziek afspelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Spelmaterialen aanvullen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor schoonmaken
2 personen
Toiletartikelen aanvullen
Lichtverlichting inschakelen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Muziek afsluiten
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Bar en buffet schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Bierbankenaantal 8
Tafelrokkenaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Mobiele koelkastaantal 2
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Lichtslingersaantal 4
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Koekenpannenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Kubbsetsaantal 2
Touwtrektouwenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Kegelsaantal 20
Springtouwenaantal 8
Picknickkleedjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en terreinindeling eerst vast. Plan daarna pas reserveringen en leveranciers, zodat je weet hoeveel tenten, tafels, stoelen en techniek nodig zijn.
Controleer vergunningen en meldingen ruim vóór de uitnodigingen de deur uitgaan. Neem voor leveranciers en materialen een bevestigingsmoment op uiterlijk één week voor het festival.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen niet pas tijdens de laatste boodschappen. Werk de bezoekerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf bij en controleer daarna hoeveel koelproducten, dranken en herbruikbare glazen nodig zijn.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst tenten en tafels, daarna speelruimte, stroom en kabelmatten, vervolgens speakers, verlichting, decoratie en bewegwijzering. Test microfoons en actieve speakers vóór het programma begint.
Zet dranken en koelproducten op tijd koud, maar houd een aparte voorraad achter de hand. Controleer op de dag zelf ook de weersvoorspelling en zorg dat batterijlantaarns, koelboxen en verlichting bereikbaar blijven als het later donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer leveranciers en materialen zodra het terrein en programma vaststaan; bevestig alles opnieuw in de laatste week.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een zomerfestival versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag daarbij direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je de bezoekerslijst en boodschappen uiterlijk enkele dagen voor het festival kunt afronden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een zomerfestival?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Pas de voorraad aan op de verwachte duur, het weer en het aandeel kinderen; koel een deel vooraf en bewaar een reserve.
Wanneer moet ik het terrein van een zomerfestival opbouwen?: Plan de opbouw bij voorkeur de dag ervoor of minimaal 4 tot 6 uur vóór de start. Zet eerst tenten, tafels en speelruimte klaar en test daarna stroom, speakers, microfoons, verlichting en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.