Festival d’été : la checklist pour tout organiser

Un festival d’été demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut réserver le lieu et les fournisseurs, vérifier les autorisations, organiser les bénévoles et suivre les inscriptions avant de commander les quantités. À l’approche du jour J, la météo, le froid des boissons, l’électricité et le balisage deviennent prioritaires. Cette checklist de 78 tâches et 62 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Commander des produits réfrigérés
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Installer les tentes et les tables
4 personnes
Délimiter l’espace de jeu sans scène
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les jeux et activités
3 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Balayer le site
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle alimentaire
2 personnes

Événement

Assurer l'accueil à l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Diffuser de la musique d’ambiance
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
Encadrer le programme musical
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Allumer les éclairages
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Couper la musique
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Bancs de brasserieqté 8
Jupes de tableqté 10
Tables de buffetqté 4
Paravents de vestiaireqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Réfrigérateur mobileqté 2
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Décoration de tableqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vin réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 80
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Sets de Kubbqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Plaids de pique-niqueqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et la répartition du terrain, puis vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Prévois ce contrôle plusieurs semaines à l’avance, car une modification tardive peut affecter les réservations et les fournisseurs.
Après les inscriptions, mets à jour le nombre de visiteurs et recueille les besoins alimentaires. Utilise ces données pour distinguer les produits longue conservation, les produits réfrigérés et les quantités de vaisselle à prévoir.
Confirme les bénévoles et attribue les rôles avant la dernière semaine. Il faut notamment des personnes identifiées pour l’accueil, l’installation des tentes et des tables, le buffet, le rangement et la surveillance de l’espace de jeu.
Vérifie les prévisions météo quelques jours avant, puis encore la veille. Prépare les tentes, les lampes à piles, les glacières et les passe-câbles de façon à pouvoir adapter rapidement l’installation en cas de pluie ou de vent.
Le jour précédent, récupère le matériel, refroidis les boissons et prépare les sauces, vinaigrettes, fruits et légumes. Installe ensuite les tables, chaises, bancs, affiches du programme et panneaux indicateurs en gardant les câbles hors des passages.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival d’été ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, réserver le lieu et les fournisseurs, publier le programme et traiter les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le festival. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour mettre à jour les quantités de repas, de boissons et de verres réutilisables.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achète les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance, puis commande les produits réfrigérés selon le nombre d’inscrits. Refroidis les boissons la veille afin qu’elles soient prêtes dès l’accueil des visiteurs.
Que vérifier la veille d’un festival d’été ?: Vérifie la météo, la liste des visiteurs, les courses, le matériel récupéré et les branchements électriques. Termine aussi le lavage des fruits et légumes, le tri de la décoration et la préparation des affiches et panneaux.

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