Checklist voor een zeilwedstrijd organiseren

Een zeilwedstrijd organiseren begint niet op het water, maar met de wedstrijddatum, haven en vergunningen. Daarna leg je het parcours, de start- en finishtijden en het wedstrijdreglement vast. Deelnemers hebben ruim vóór de wedstrijddag informatie nodig over bemanning, startnummers en veiligheid. Plan ook reservecapaciteit: een veiligheidsboot, reserveboot en extra communicatieapparatuur voorkomen dat één defect de wedstrijd stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Jachthaven reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Vaarwater aanmelden
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours ontwerpen
2 personen
Start- en finishtijden bepalen
2 personen
Deelnemerslijst openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bemanningen bevestigen
2 personen
Startnummers toewijzen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Havenmeester informeren
Startschip reserveren
Reserveboot regelen
Juryleden aanwijzen
2 personen
Baancommissarissen aanwijzen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Vrijwilligersbriefing plannen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startschip controleren
2 personen
Reserveboot controleren
2 personen
Marifoons opladen
Boeien en ankers klaarleggen
3 personen
Weersverwachting definitief controleren
Wedstrijdleiding briefen
4 personen
Veiligheidsbemanning briefen
4 personen
Havenroute vrijmaken
3 personen
Boeien uitvaren
4 personen
Startschip positioneren
3 personen
Baancommissarissen positioneren
4 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Publiekszone afzetten
3 personen
Banners en vlaggen ophangen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
Boten naar de start begeleiden
4 personen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
Baanmarkeringen bewaken
4 personen
Veiligheidsboot patrouilleren
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finishes registreren
3 personen
Boten naar de steiger begeleiden
3 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeien en ankers ophalen
4 personen
Startschip terugbrengen
3 personen
Reserveboot terugbrengen
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Cateringpunt afbreken
3 personen
Vlaggen en banners verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Havenplein schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Marifoons opladen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslag naar deelnemers sturen
Wedstrijdverslag publiceren
Foto's met deelnemers delen
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 12
Reddingsvestenaantal 50
Wedstrijdboeienaantal 6
Boeiankersaantal 6
Ankerlijnenaantal 6
Startvlag
Seinvlaggenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Windmetersaantal 2
Verrekijkersaantal 4
Waterdichte tassenaantal 8
Waterdichte kledingaantal 8

Apparatuur

Veiligheidsboot
Reserveboot
Marifoonsaantal 6
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummerbordenaantal 12
Bannersaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Handzeepaantal 4
Desinfectiemiddelaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Afwasmiddelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Keukenpapieraantal 8
Toiletpapieraantal 24
Handdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de jachthaven en wedstrijdvergunning zo vroeg mogelijk. Meld het vaarwater en informeer de havenmeester uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd over startschip, deelnemers en verwachte drukte.
Stuur deelnemersinformatie niet pas na de laatste inschrijving. Geef minimaal 7 dagen vooraf het wedstrijdreglement, parcours, starttijd, startnummer en praktische informatie over de haven door.
Plan de veiligheidsbezetting apart van de wedstrijdleiding. Leg vooraf vast wie de veiligheidsboot bemant, wie EHBO doet en welke baancommissarissen via marifoon of portofoon bereikbaar zijn.
Controleer het parcours op uitvoerbaarheid bij de verwachte wind. Reserveer wedstrijdboeien met boeiankers en ankerlijnen, en test startlijn, finishlijn, startvlag en seinvlaggen vóór de briefing.
Maak een vaste wedstrijddagplanning met briefing, start, finish en uitslagverwerking. Print wedstrijdformulieren en test laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, jachthaven, vergunning en vaarwater. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd, zodat je bemanningen en materiaal tijdig kunt bevestigen.
Welke veiligheidsvoorzieningen heb ik nodig bij een zeilwedstrijd?: Plan minimaal één veiligheidsboot met reddingsvesten, communicatieapparatuur en een bemanning die het parcours kan bereiken. Leg daarnaast de EHBO-bezetting, noodprocedure en briefing uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een zeilwedstrijd?: Stuur de eerste informatie direct na inschrijving en de definitieve versie minimaal 7 dagen vóór de start. Vermeld daarin het wedstrijdreglement, parcours, startnummer, starttijd, haveninstructies en contactgegevens van de wedstrijdleiding.
Wat moet ik op de wedstrijddag van een zeilwedstrijd controleren?: Controleer vóór de briefing het weer, de boeien, ankerlijnen, start- en finishlijn, vlaggen en de werking van marifoons en portofoons. Plan hiervoor minstens 2 uur vóór de eerste start, zodat je defect materiaal nog kunt vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.